Todos los documentos después de su ejecución deben seragrupados en casos. El término "caso" de acuerdo con GOST 51141-98 debe entenderse como un documento o un conjunto de documentos que se relacionan con un área específica de actividad de la organización y se colocan en una carpeta bajo una cubierta separada. Para la correcta formación, almacenamiento y registro de expedientes, cada organización debe elaborar anualmente (teniendo en cuenta los cambios en el entorno externo e interno) una Nomenclatura de Expedientes, gracias a la cual se asegura una rápida búsqueda de documentos.
Al formar casos de cualquier departamento, debeguiarse por los requisitos del sistema unificado de mantenimiento de registros estatales. Las principales disposiciones se establecen en GOST 51141-98, documentos de la Dirección Principal de Archivos del Gobierno de la Federación de Rusia, directrices para las autoridades de archivos y listas de materiales documentales. Es imperativo cumplir con los plazos de conservación de documentos y expedientes. Si una organización tiene una estructura compleja y muchas funciones, entonces se aplican principios uniformes para sistematizar documentos, crear e indexar archivos en cada división y en toda la organización. Por tanto, la Nomenclatura de Asuntos del departamento de RRHH, servicio de calidad, cualquier otra unidad estructural o la propia organización debe formarse teniendo en cuenta los requisitos de los documentos reglamentarios.
En la primera etapa, es necesario determinar la gama de cuestiones ycategorías de documentos que deben incluirse en la Nomenclatura de Asuntos de una división u organización. Aquí debemos partir de la necesidad de abarcar todo el volumen de documentación, tanto creada como recibida. Cuando en la obra aparezcan nuevas cuestiones no cubiertas por la Nomenclatura, deberán realizarse adiciones a la misma. La forma de la nomenclatura de casos debería permitir su actualización oportuna. Por lo tanto, al indexar casos, se debe prever la posibilidad de que surjan nuevos índices y excluir el cambio de índices previamente asignados de casos ya formados. Los casos que llevan sin terminar se transfieren a la nomenclatura del año siguiente manteniendo el número original.
El título de cada caso debe ser claro yrevelando plenamente la composición del caso y el contenido de los documentos que se encuentran en esta carpeta. La carpeta deberá indicar el índice y plazo de conservación del caso. La consolidación de casos se realiza de forma nominal, por ejemplo, Órdenes, Protocolos, Directivas, etc. Los casos pueden formarse en detalle, por ejemplo, correspondencia con un corresponsal específico, correspondencia sobre el suministro de materias primas, correspondencia con corresponsales unidos por bases territoriales, etc.
Al agrupar documentos, debes prestar atención.preste atención a su vida útil. Los documentos de almacenamiento temporal y permanente o con diferentes períodos de almacenamiento no se pueden combinar en un solo archivo. No se permite incluir borradores, documentos irrelevantes ni copias duplicadas. Al crear casos, es necesario verificar la presencia de todas las firmas en el documento, así como la exactitud de su ejecución.
La indexación de casos y el orden de su prioridad debenrealizados en orden de importancia. Los documentos más importantes (órdenes, instrucciones u otros documentos administrativos) se enumeran en primer lugar. La nomenclatura de los casos debe contener índices y títulos de los casos, términos y condiciones de su almacenamiento y el orden de evacuación. La nomenclatura de casos se aprueba en la forma que establezca la organización y se acuerde con el funcionario de los Archivos del Estado de la región. Al final del año, se hace una entrada final en la Nomenklatura que indica el número de casos que se abrieron en el año del informe para cada categoría. La entrega de archivos de almacenamiento permanente al archivo o la eliminación de archivos de almacenamiento temporal (después de la fecha de vencimiento) se realiza en la forma prescrita por las Instrucciones para el mantenimiento de registros de esta organización.
