Hver organisation, uanset dens størrelse,i processen med at udføre aktiviteter af næsten enhver art står det over for behovet for at bruge penge. Og hvis ikke-kontante betalinger normalt bruges til at betale for de nødvendige materialer eller bestilte tjenester, sker betalingen af rejse og nogle andre udgifter ved hjælp af kontanter. For at gøre dette oprettes et kasseapparat hos virksomheden, og regnskabsføringen af kontanttransaktioner skal føres i overensstemmelse med lovgivningsmæssige retsakter og forskrifter.
Organisering af kontrol over midlerudføres af regnskabsafdelingen, mens dens bestræbelser sigter mod at styrke betalingsdisciplinen samt sikre korrekt anvendelse og fordeling af økonomiske ressourcer. Til gengæld indebærer bogføring af kontante transaktioner korrekt, komplet og rettidig dokumentation samt lovligheden af kontanttransaktioner.
Syntetisk såvel som mere dybdegåendeanalytisk bogføring af kontante transaktioner og monetære dokumenter inkluderer vedligeholdelse af relevante konti. For eksempel afspejles saldoen, modtagelsen og udstedelsen af alle kontante og monetære dokumenter, der er relateret til virksomhedens samlede kontantkontor, på et bestemt kontonummer 50 (i kontoplanen). Om nødvendigt åbnes en underkonto med nummer 50-1, kaldet "Organisationens cash desk", og der skal åbnes en separat konto for hver valuta.
Konto 50-2 (navn - "Operativt kasseapparat") er nødvendigt, hvis organisationen udfører bevægelse af midler på kontantborde i operationelle områder, råvarekontorer og stoppesteder.
Underkonti med nummer 50-3, kaldet "Kontanterdokumenter ", afspejler portofrimærker ved kassen, fuldt betalte flybilletter, veksler og statspligtstempler i mængden af reelle (faktiske) omkostninger, der er afholdt under deres køb. Analytics i dette tilfælde involverer regnskabsmæssige monetære dokumenter efter deres type.
Alle driftsorganisationer, de har brug forkontanter modtages som hovedregel i kassen fra deres løbende konti. Dette kræver endnu et dokument med den etablerede form - en pengeordre. Servicebanken udsender sådanne kontroller til organisationer i form af bøger, der indeholder 25 eller 50 kontroller.
Kontantordrer har deres egen udfyldelsesordre,reguleret af de relevante forskriftsdokumenter. Desuden kan sådanne dokumenter udarbejdes både manuelt og ved hjælp af en computer.
Kassebogen er en slags register.Den registrerer kontanttransaktioner i kronologisk rækkefølge, og korrektheden af adfærden kontrolleres af hovedkonti. Der kan kun være en sådan bog i en organisation, og den skal være tydeligt nummereret, omhyggeligt snørret og forseglet uden fejl. Sletninger og korrektioner i dokumenter, der understøtter regnskabsprocessen, er uacceptable. I ekstraordinære tilfælde skal de foretagne korrektioner bekræftes af underskriverne af kassereren og selvfølgelig hovedrevisoren.
De kan håndtere udførelsen af kontante dokumenterfølgende ansatte i virksomheden: hovedkontor, regnskabsmedarbejder eller enhver anden person, der er bestemt af chefen i aftale med hovedkontoen, hvilket skal afspejles i det relevante administrative dokument. I tilfælde, hvor der af en eller anden grund (et lille firma) ikke er nogen regnskabsafdeling og en hovedkontor, udføres udførelsen af kontante dokumenter af lederen selv. Grundlaget for udarbejdelsen af kontante dokumenter er forskellige papirer: lønning og afvikling samt regninger, kontroller, kontoudtog, fakturaer.
For virksomhedens normale funktionstreng kontrol med alle aktivitetsområder er en forudsætning. Derfor kræver bogføring af kontanttransaktioner særlig opmærksomhed og systematisering. Til gengæld garanterer det korrekte papirarbejde og sikrer sikkerheden i midler og monetære dokumenter tilfredsstillelse af alle presserende behov i virksomheden i forbindelse med kontanter.
