Dokumentation af ledelsesaktiviteter og dets grundlæggende begreber

Dokumentation betyder en rekordoplysninger efter de regulerede regler, det vil sige proceduren for behandling af dokumenter i særlig rækkefølge. Da processen med at registrere data kan udføres på forskellige måder, er dokumenterne i praksis med ledelsesaktiviteter meget forskellige - håndskrevne, grafiske, typografiske, foto- og videomaterialer.

Dokumentation af ledelsesaktiviteter er en reguleret procedure, som giver ham en garanti for retskraft - en kvalitet, der er på listen over gældende lovgivning.

Til dato forskelligedokumentationsværktøjer: fra simple (såsom blyanter og almindelige kuglepenne) til mere komplekse elektromekaniske (dette inkluderer en båndoptager, videokamera, phono-apparater osv.) og automatiseret computer. Metoderne til dokumentation afhænger også af de anvendte midler. Det kan være tekst, elektronisk, film og fotografisk.

Ledelsesaktiviteter bruger normalt tekstdokumenter skrevet i hånden eller oprettet på en computer. Derfor kaldes de ledelsesdokumentation.

Dokumentation er altid forpligtende tilen specifik bærer af enhver information, med særlige detaljer, hvormed dens identifikation derefter udføres. Dokumentation af ledelsesaktiviteter skaber midlerne og grundlaget for at regulere både en individuel embedsmands aktiviteter og en hel virksomheds økonomiske eller organisatoriske handlinger.

Dokumentationen kan variere i dens funktionalitet,formål, indhold, grad af hemmeligholdelse og tilgængelighed af oplysninger. Adresseringsfaktorer gør det muligt at klassificere det i interorganisatorisk og eksternt. Den første, som ikke går ud over rammerne for én institution eller organisation, og udføres mellem dens deltagere, kaldes service. Den anden - ekstern dokumentation - udføres mellem organisationer af forskellige typer, individuelle embedsmænd, der ikke er direkte underlagt hinanden.

Teknisk dokumentation udføres medoverholdelse af de etablerede normer, som er forskellige for enhver type dokumenter. Dette er især vigtigt for enhver forvaltningsaktivitet, fordi det er sådan dokumentation opnår retskraft, hvilket tjener som det mest pålidelige bevis for ægtheden af ​​oplysningerne indeholdt i den.

Dokumentation af ledelsesaktiviteterpålægger embedsmænd eller ledelsesorganer, der udfører det, specifikke ansvarsområder. Så under oprettelsen af ​​eventuelle officielle dokumenter skal de nuværende lovgivningsmæssige normer, reglerne for registrering, som er landsdækkende, overholdes. Derudover skal hvert dokument ledsages af organisationens detaljer, som er juridisk vigtige: dens navn og afkodning, underskrifter og segl fra ledelsen eller en bestemt afdeling af virksomheden, dato og nummer i registreringsbogen, godkendelsesstempler , etc. Endelig skal dokumenterende ledelsesaktiviteter producere dokumenter strengt inden for sin egen kompetence.

Dokumenterne adskiller sig også i deres grad af ægthed.Udkast eller kopier fra hoveddokumentationen indeholder kun bestemt tekst og har ikke samme retskraft som originalerne. Dokumentet, der indeholder information og ovenstående detaljer, der bekræfter dets styrke og pålidelighed, anses for at være ægte.