Værdien af et velsammensat personaledokumentation er svær at overvurdere. Personaledokumenter er konsolideringen af væsentlige juridiske fakta på papir. Og enhver fejl hos den personaleansvarlige vil have negative konsekvenser for både medarbejderen og arbejdsgiveren, hvorfor det er så vigtigt at overholde KDP's regler i personalet.
Hvad er HR-ledelse?
KDP - hvad er det?Dette er et aktivitetsområde, der dokumenterer alle arbejdsforhold og fanger information om personale og bevægelse af personale, som et resultat af, at alle personaleprocedurer er dokumenteret.
Hvad er en KDP fra et juridisk synspunkt?Alle personaledokumenter har juridisk (eller kommerciel) værdi. Ved at bruge dem som skriftlige beviser kan du forsvare din holdning i retten. Så fx bemanding, personaleordrer og lønsedler kan tjene som grundlag for at opnå eller bekræfte skatte- og indkomstfordele.
KDP - hvad er det, og hvorfor er det nødvendigt?De fleste korrekt udførte personaledokumenter indeholder ekstremt vigtige oplysninger. Det er på baggrund af denne dokumentation, at visse rettigheder for en medarbejder kan bekræftes, for eksempel ved ansøgning om førtidspension på grund af arbejde i farlige eller farlige industrier.
KDP - hvad er det for den sociale sfære?Dokumentation af arbejdsforhold spiller en væsentlig rolle for at sikre pensions-, sociale og andre garantier, der stilles til medarbejdere i overensstemmelse med gældende lovgivning. Alle lovgivningsmæssige og lovgivningsmæssige handlinger vedrørende arbejdsret er nødvendige for kvalitetsarbejdet for enhver personalespecialist.
Vedligeholdelse af KDP - hvad er det, og hvad består det af?
Registrering af arbejdsbøger og kontrakter er,selvfølgelig en meget vigtig del af arbejdet for enhver medarbejder i personaletjenesten, dog er personalekontorarbejde ikke begrænset til kun disse øjeblikke. Alle dokumenter, som en personaleofficer skal have ved hånden, kan opdeles i to hovedblokke.
Den første gruppe omfatter både lovgivning og vedtægter, der forklarer normerne for arbejdsbeskyttelse og arbejdsret. Alle dokumenter af denne art er bindende.
Den anden gruppe er dokumentation af anbefalende karakter: metodiske anbefalinger om forvaltning af personalejournaler og ledelsesarbejde.
Det er vigtigt for personaleofficeren at vide hvilkendokumenter er obligatoriske for udførelse i en bestemt virksomhed, og som kun træder i kraft under visse omstændigheder. Dette vil undgå negativ oplevelse i forbindelse med personaleinspektører.
Ved oprettelse af personaledokumentation skal følgende regler følges:
- interne dokumenter (deres udseende, proceduren for udvikling og godkendelse) kan være praktiske og forståelige specifikt for en given virksomhed eller organisation;
- ekstern dokumentation udarbejdes efter almindeligt anerkendte regler, således at disse dokumenter har retskraft;
- opbevaring af personaledokumentation sker under hensyntagen til arkivvæsenets regler og krav.
Udarbejdelse af HR retningslinjer
Instruktioner til KDP - hvad er det?Faktisk er dette en detaljeret guide til at organisere en afdeling eller personaleservice og gøre forretning i dem. Organisationens leder udpeger en person, der er ansvarlig for udviklingen af dette dokument. Det sker som udgangspunkt af lederen af personaleafdelingen, en advokat eller en regnskabschef. Lederen af organisationen kan også selv udarbejde instruktioner om KDP (dette praktiseres ofte i små virksomheder). Når instruksen er klar, skal den godkendes efter ordre fra direktøren eller lederen og ligeledes attesteres af alle interesserede embedsmænds underskrifter. Alle medarbejdere stifter bekendtskab med instruktionen under den personlige signatur.
De vigtigste spørgsmål reguleret af dette dokument:
- liste over obligatoriske personaledokumenter for organisationen;
- proceduren for udarbejdelse af dokumenter, der regulerer arbejdsforhold;
- regler for udarbejdelse af personaledokumentation;
- proceduren for dokumentflow i personaletjenesten;
- kontrol over udførelsen af dokumenter;
- proceduren for overførsel af sager fra OK til arkivet.
Organisation KDP
Baseret på lovgivningsmæssige retsakter, metodiske anbefalinger er det muligt at udarbejde følgende ordning til organisering af hele virksomhedens personalekontorarbejde:
1. Udvikle dokumenter, der er obligatoriske for virksomheden (forskrifter, instruktioner, interne regler, regler om arbejdsbeskyttelse og brandsikkerhed).
2. Juster bemandingstabellen.Organisationen har som udgangspunkt allerede et udviklet personaletabel og medarbejdere, der udfører visse opgaver, men det er ikke altid, at arbejdsbøger og ansættelsesjournaler er korrekt udarbejdet. Du kan tjekke bemandingstabellen ved at anmode om oplysninger om medarbejdernes lønninger og navnene på deres stillinger i regnskabsafdelingen. Personaletallene på medarbejdere kan findes der. Du bør også tjekke rigtigheden af virksomhedens ansattes personlige filer og finde ud af, hvilke dokumenter der mangler.
3. Kontroller overensstemmelsen af oplysningerne i personalelisten og i ansættelseskontrakter.
4. Kontroller rigtigheden af OK-ordrerne.Alle personaletransaktioner (ansættelse, flytning til en anden stilling, lønstigning) skal registreres i dokumenter fra den relevante prøve. De skal underskrives af både organisationens leder og medarbejderen. Alle mangler skal rettes.
5. Tjek rigtigheden af at udfylde arbejdsbøger.
6. At udstede personlige filer over medarbejdere, hvis de ikke er blevet udført før.
7. Udsted de nødvendige bøger og tidsskrifter.
8. Lav en ferieplan.
9. Gruppens personaleforhold.
10. Udarbejd en nomenklatur over sager.
Revision af KDP
Personalerevision er enomfattende analyse af al personaledokumentation, verifikation af dens overensstemmelse med kravene i den nuværende lovgivning, lokale love og protokoller. Korrekt tilrettelæggelse af personaleregistrering er et presserende spørgsmål, idet man ignorerer, hvilket kan medføre visse risici.
I processen med personalerevision kontrolleres det ikke blotdokumentationens rigtighed, men også dens overholdelse af gældende love. En revision af personaledokumenter er et effektivt middel til at løse problemer, der opstår i en virksomheds finansielle og økonomiske aktiviteter.
Typiske fejl ved udarbejdelse af en CDP
En revision af personaledokumentation giver os mulighed for at fremhæveen række grundlæggende fejl, der gentages mange gange i forskellige virksomheder og organisationer. I små institutioner skabes der adskillige lokale protokoller, der i virkeligheden blot dublerer hinanden, eller endnu værre, modsiger hinanden. Al personaledokumentstrøm skal være ensartet og reduceret til et minimum.
Også almindelige fejl er:
- manglende godkendte oplysninger om arbejds- og hviletid i institutionen eller uoverensstemmelser herom med de data, der er specificeret i ansættelseskontrakten;
- mangel på procedurer for beregning og udbetaling af lønninger;
- fejl i bemandingen;
- mangel på løntariffer;
- krænkelse af medarbejdernes rettigheder ved etablering af regler for arbejde med personoplysninger og persondata;
- forkert udformet ansættelseskontrakt.
Dette er ikke en komplet liste. For at undgå fejl i personaledokumentation er det nødvendigt nøje at følge regler, lovgivning og metodiske anbefalinger.
