تخضع أنشطة المؤسسات والمنظماتتخضع لقوانين معينة. انتهاكهم غير مقبول. مع هذا ، تنشأ بعض المشاكل ، والتي يمكن تجنبها من خلال إجراء خاص - الموافقة على الوثائق. إنها عملية تهدف إلى تحديد العيوب في المشروع وإصلاحها. عادة ما يتم تحديد ترتيبها من خلال قاعدة منفصلة. دعونا نفهم ذلك.
ما هي الموافقة على الوثيقة؟
يمكن حل جميع المشاكل بالمحادثة فقط في المنزل.مع أحبائهم ، في المؤسسة ، يؤدي هذا الإجراء إلى انتهاكات ، يعاقب عليها بغرامات ، وأحيانًا إجراءات أكثر جدية. الشيء هو أنه تم اعتماد تخصص ضيق الآن. المحاسب ، على سبيل المثال ، يعرف الجزء الخاص به من القانون جيدًا ، ولكن يتم الخلط بينه وبين وثائق الموظفين. لكن عمل أي منظمة هو عملية معقدة إلى حد ما ، تنظمها مجموعة من القرارات والأوامر والوثائق الأخرى. لا أحد من المتخصصين يعرف كل الفروق الدقيقة ، وليس من المفترض أن يعرفوا ذلك. بعد كل شيء ، يقوم الجميع بواجباتهم المنصوص عليها في الوصف الوظيفي. وترتبط العديد من أوامر أو أوامر السلطات بعدة فروع للنشاط في وقت واحد. لذلك ، هناك حاجة إلى عملية "تبادل المعرفة" من المتخصصين الضيقين. تم اختراعه وتسمى الموافقة على المستند. هذا إجراء لتقييم الخبراء لمشروع من قبل المتخصصين ، بما في ذلك تقديم التعليقات والاقتراحات.
تنظيم العمل
أي نشاط للوحدات الإنشائيةيتم تنظيم الشركات من خلال الوثائق. في حالتنا ، يتم إصدار أمر للمصادقة على المستندات. بناءً على نص هذه الورقة ، يتم تنفيذ الإجراء. يجب أن يحتوي الطلب على ترتيب الموافقة وقائمة الوظائف التي يتم تقديم المشروع إليها للفحص أو التعريف. بدون تنفيذ الإجراء المحدد في الأمر ، لا يتم توقيع المستند من قبل الرئيس ، لأنه قد يحتوي على أخطاء. كقاعدة عامة ، تشارك الدائرة القانونية مع رئيس الأركان في إعداد مسودة هذه الوثيقة. من الضروري مراعاة جميع الفروق الدقيقة في أنشطة المنظمة ، وعدم تفويت أي شيء. منطق الأمر هو كما يلي: تصدر الإدارة أوامر للأفراد والأنشطة الرئيسية. يجب أن تنظر إلى عينات من كل نوع من الأنواع المسماة وتحدد المواضع التي تتعلق بها. هذا الأخير يتبع من الأوصاف الوظيفية. لنلقي نظرة على مثال.
رؤية أوامر الموظفين
سننظر إليه من وجهة النظر الأكثر شيوعًا. عندما يتم تعيين شخص ما ، فإنه يحدد مقدار العمل ، والمدفوعات ، ويحدد ترتيب التعليمات ، والتبعية ، وأكثر من ذلك. متخصص منفصل مسؤول عن كل مرحلة من هذه المراحل. يجب أن ينظر ضابط شؤون الموظفين في المؤهلات ، ويجب على المحاسب التحقق من الراتب والتعريفات ، ويجب على أخصائي آخر إجراء الإحاطة ، وسيحدد الرئيس المسؤوليات. تم تبسيط المثال ، ولكن من الواضح بالفعل أن موظفًا واحدًا لا ينبغي أن يكون مسؤولاً عن جميع البيانات المدرجة الواردة في المشروع. اتضح أنه يجب فحص كل جزء من قبل أخصائي مناسب. بالإضافة إلى ذلك ، فهو مسؤول عن تضمين البيانات الصحيحة في المشروع. لهذا ، يتم اعتماد الوثائق في المنظمة. وتجدر الإشارة إلى أن أوامر الأنشطة الأساسية أكثر تعقيدًا. لكن الجوهر يبقى كما هو. توقيع الوثيقة هو إجراء لفحص والتأكد من صحتها من قبل المسؤولين.
ترتيب السلوك
أولئك الذين لم يواجهوا العمل قطجهاز ، فهم بالكاد يتخيلون ما هي عملية إنشاء أي ورقة مهمة. يتم إعداد المشروع من قبل قسم واحد أو متخصص نيابة عن الرؤساء. كقاعدة عامة ، يقع هذا العمل على عاتق الشخص الذي يباشر واجباته وفقًا للتوصيف الوظيفي. بعد ذلك ، تحتاج إلى نقله إلى متخصصين آخرين. في المثال أعلاه ، هم: محاسب ومحامي ومدير مباشر والشخص المسؤول عن السلامة. يدرس الجميع المشروع بعناية ويتوصلون إلى استنتاجهم الخاص. يتم تأكيد قبول النص بالتوقيع المصحوب بالتاريخ. إذا كانت هناك تعليقات ، فيجب ذكرها كتابةً ، مع الإشارة إلى الأصل التنظيمي الذي انتهكه نص المسودة. عندما يقوم المختص بجمع جميع التواقيع ، يتم تقديم الورقة إلى محكمة الرئيس. يقرر ما يجب فعله بعد ذلك. بناءً على ذلك ، يمكننا القول أن الموافقة على الوثيقة هي عملية تقسيم المسؤولية بين المتخصصين في مختلف الصناعات.
متى تكون الموافقة
مع المستند ، كما اكتشفنا بالفعل ، العملالخبراء المعنيين. يتم ذلك قبل التوقيع عليه. أي أن الخبراء يتحققون من امتثال المشروع للتشريعات والقوانين المحلية. هذه العملية تسمى المصالحة. كقاعدة عامة ، يضع المتخصصون توقيعاتهم على النسخة الأولى من الأمر على الجانب العكسي ، ما لم ينص الأمر على خلاف ذلك. تظل هذه الوثيقة في المؤسسة ويتم إيداعها لاحقًا في الأرشيف. يتم تحديد فترة تخزينها من خلال تسمية الحالات. على سبيل المثال ، أوامر الأفراد لا يمكن إتلافها لمدة خمسة وسبعين عامًا. خلال هذه الفترة بأكملها ، يمكن المطالبة بها والتحقق من شرعيتها. ترى كم هي كبيرة مسؤولية أولئك الذين يتفقون على النص!
رؤية الوثيقة: عينة
على الجانب الخلفي من مسودة الوثيقة ، من الضروري تخصيص مساحة حتى يتمكن المتخصصون من ترك بياناتهم. وتشمل هذه:
- موضع؛
- التوقيع؛
- نسخة من الاسم الكامل
- تاريخ.
إذا كانت الملاحظات ضخمة ، فعليك الإدلاء بهاملاحظة أن نصهم مرفق في وثيقة خاصة. في كثير من الأحيان ، يتم حل جميع القضايا الخلافية أثناء معالجة المشروع. ولكن يحدث أن عليك "التوافق". ثم يتم منح الحق في اتخاذ القرار النهائي للإدارة ، والتي يجب أن تدرس التعليقات ، إذا لزم الأمر ، والاستماع إلى تفسيرات المتخصصين. تبدو الموافقة على المستند كالتالي:
رئيس القسم القانوني _________________ (سيرجيف م.م.)
تاريخ التوقيع
تأشيرة التعارف
هناك نوع آخر من العمل مع المستنداتإنتاج. إنه يسمى التعارف. هذه عملية تتضمن الحصول على تأكيد مكتوب بأن الموظفين يفهمون معنى الأمر أو أي ورقة أخرى. يختلف إجراء توقيع المستندات في هذه الحالة. أولاً ، يتم توقيعه من قبل الرئيس ، فقط بعد أن يتعرف عليه المتخصصون ذوو الصلة. بالإضافة إلى البيانات المشار إليها بالفعل ، يجب أن يحتوي هذا النوع من المشاهدة على عبارة خاصة تؤكد أن الشخص يفهم معنى الورقة. على سبيل المثال ، عليك أن تكتب "مطلع على الفعل". بعد ذلك ، قم بإدراج الموضع والتوقيع وفك تشفير الاسم الكامل. والتاريخ. وهكذا يؤكد الاختصاصي أنه قرأ الوثيقة ويوافق عليها.
أوامر معقدة
الوكالات الحكومية التي تقوم بالتدريبالإجراءات القانونية التنظيمية ، وتنفيذ المصادقة على الوثائق في المنظمة. في كثير من الأحيان ، يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا أكبر بكثير. الحقيقة هي أن الوثائق التنظيمية يجب أن تتلقى تقييمًا متخصصًا للعديد من الإدارات ، وأحيانًا مؤسسات تابعة لجهات خارجية. يتم إرسال المشروع من أجل كل. بعد انتظار التعليقات ، يرسل المقاول كلا الوثيقتين إلى الخبير التالي. وهكذا يستمر حتى يعطي الجميع رأيهم. يجب معالجة ملاحظاتهم ، وتصحيح النص ويجب إعادة كل شيء من البداية. قبول المستندات يتأخر لفترة طويلة. ومع ذلك ، يجب القيام بذلك ، لأن مؤسسات الدولة تصدر قوانين ملزمة. وهذا ينطبق على حياة الكثير من الناس. الرعونة والتسرع في مثل هذه المسألة الهامة أمر غير مقبول.
