التقدم العلمي والتكنولوجي وظهور العديدأدت أشكال الملكية إلى توسع العلاقات التجارية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية. لقد أثرت العمليات المكثفة بشكل حاد في المجتمع على نمو حجم تدفقات المعلومات اللازمة للتشغيل الكامل لروابط الإدارة.
ما الغرض من توحيد المستندات؟
بغض النظر عن المجال والمساحة: سواء كان ذلك نشاطًا حكوميًا أو صناعة أو تعليمًا أو رعاية صحية - فقد تلاشى التوحيد اليدوي للوثائق وتوحيدها تدريجياً في الخلفية. منذ بداية القرن الماضي ، انتقلت معالجة البيانات المتعلقة بتنظيمها تدريجيًا من الطريقة اليدوية إلى الطريقة الآلية ، ثم إلى الطريقة الآلية.
هذه هي الطريقة التي تم بها الترشيدإدارة السجلات. ولد مفهوم "توحيد وتوحيد الوثائق" في هذه المرحلة. ومع ذلك ، في جميع مراحل تحسين سير العمل ومعالجة البيانات ، نشأت نفس المشكلة. من المستحيل إحداث فوضى في الأتمتة ، لأن هذه العملية يجب أن يسبقها توحيد وتوحيد الوثائق بشكل عام. بمعنى آخر ، بعد تنظيم الأوراق فقط ، يمكنك البدء في معالجتها واستخدامها.
أهداف وغايات التوحيد
النقاط الأساسية أثناء التحسينالإدارة الرسمية والاقتصادية وأية أنشطة أخرى هي توحيد وتوحيد الوثائق. يمكن تفسير هذا المفهوم بإيجاز على أنه جلب سير العمل إلى شكل موحد موحد ، وهو نظام موحد.
- الكتابة الموحدة للنماذج.
- إنشاء نفس المتطلبات لتصميم البيانات التي تنشأ أثناء اعتماد نفس النوع من قرارات الإدارة.
- انخفاض كبير في تكاليف أنواع مختلفة من تجميع وتسجيل المواد.
- توافق العديد من قواعد البيانات الموحدة ، بغض النظر عن الصناعة والنشاط.
وظائف تدفق المستندات الموحدة
ينبغي أن يكون مفهوما أن أي نشاط علىإدارة وإدارة منظمة أو مؤسسة أو بلد ، في النهاية ، هو نظام ، يصبح كل عنصر منه وظيفة أو أخرى. من بينها ، عامة (أو نموذجية) - تلك التي تتميز بأنشطة أي مؤسسة: وظائف تنظيمية ، إدارية ، تنفيذية ، تخطيطية ، محاسبة ، إلخ. وفي الوقت نفسه ، فإن أنشطة المنظمات الفردية لها وظائف خاصة. على سبيل المثال ، تعتبر المهام والأهداف القائمة على تنفيذ الأنشطة التعليمية مميزة فقط لموضوعات هذا المجال.
ما هو نظام الوثائق
توحيد وتوحيد وثائق الإدارة هو نظام من المواد يتكون على أساس الترابط فيما بينها من خلال:
- علامات الحدوث
- غرض؛
- صناعة؛
- يكتب؛
- متطلبات التجميع.
ما هي المستندات في النظام الموحد؟
يمكن أن تكون وثائق النظاموظيفية وصناعية عامة. بالنسبة للنوع الأول ، لا ينبغي أن تثور هنا أسئلة. تشمل الأنظمة القطاعية سير العمل الذي يعكس تفاصيل أنشطة مؤسسة أو مؤسسة. على سبيل المثال ، سيحتوي توحيد وتوحيد المستندات الجمركية على مواد تنظم إجراءات فحص وتمرير البضائع المصدرة والمستوردة على حدود الدولة.
ما مدى ترابط المواد وكيفتعتمد وثائق كلا النظامين - الوظيفية والخاصة بالصناعة ، والمتصلة ببعضها البعض ، على العديد من العوامل على وجه الخصوص ، يتم تحديد أهميتها مسبقًا من خلال طبيعة أنشطة منظمة معينة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن توحيد وتوحيد وثائق الإدارة لا يعني دائمًا إنشاء لوائح تنظيمية أو تنفيذية أو إدارية. وفي الوقت نفسه ، فإن توثيق الخطة التنظيمية والإدارية ، الذي يحتوي على النقاط الأساسية للتنظيم والإدارة والتفاعل وتنظيم عمل هيئات الدولة والشركات والأقسام والمسؤولين ، يستند إلى الهياكل القطاعية والوظيفية.
المراحل الرئيسية للتوحيد والتوحيد
مشاكل التقييس والتوحيدغالبًا ما تنشأ مستندات التجارة الخارجية بسبب التخصيص غير المناسب لكتلة من الوثائق التنظيمية والإدارية ، والتي تعمل كمساعدة قانونية لمثل هذه الأنظمة.
- في إطار هيكل النماذج الوثائقية الموحدة ، تم وضع التسمية المناسبة.
- يعتمد النموذج العام لبناء نظام المستندات على استخدام نموذج مأخوذ كعينة.
- يتم إيلاء اهتمام خاص لقواعد البناء النحوي للوثائق.
قبل ذلك ، كان توحيد وتوحيد الابتدائيةتم تمرير المستندات مع مراعاة جميع متطلبات المواد في جميع مراحل الإنشاء والتعبئة والمعالجة والحفظ. تم أخذ القدرات النفسية والفسيولوجية للشخص ومعايير الأجهزة الميكانيكية والتقنية في الاعتبار.
ميزات إنشاء المعايير
وتجدر الإشارة إلى أن نتيجة إجرائهاكانت عملية التوحيد هي جلب النماذج الأكثر استخدامًا إلى نموذج قانوني واحد. المعايير الموضوعة للخدمات والمنتجات والعمل لها تفسيرها على المستوى التشريعي الاتحادي. يتم تحديد مفهوم "توحيد وتوحيد الوثائق" في هذه الحالة من خلال نشاط الدولة لإصلاح القواعد والخصائص للاستخدام المتكرر على أساس طوعي.
مهمة إنشاء المعاييرالنظام في منطقة الإنتاج وزيادة الصفات التنافسية للمنتجات أو الخدمات أو الأعمال. كما أن توحيد وتوحيد وثائق التجارة الخارجية يهدف إلى تحقيق التوافق المعلوماتي والفني.
المشاكل المصاحبة لتوحيد وثائق التجارة الخارجية
بالإضافة إلى ذلك ، فإن مصطلح "معيار" لا يعني فقطوثيقة المحتوى المعياري. يحدد القانون بوضوح آلية تطبيقه الطوعي وغير القسري. تم استبدال معايير الدولة بسرعة بمعايير وطنية. بعد إدخال التغييرات الأساسية ، بقيت مشاكل توحيد وتوحيد وثائق التجارة الخارجية كما هي.
حاد بشكل خاص حتى يومنا هذا هو السؤالمعايير الدولة التي تحكم عملية إعداد الوثائق المصاحبة للمنتجات المصدرة. وفقًا للنظام الموحد المعتمد من قبل القانون الفيدرالي "بشأن اللائحة الفنية" بتاريخ 01.07.2003 ، فإن الأحكام الواردة فيه لا تتوافق تمامًا مع المتطلبات الموحدة للحفاظ على الوثائق ، ولكن لا يزال يتم تطبيقها على نطاق واسع اليوم.
دور Gosstandart في عملية التوحيد والتوحيد القياسي
توحيد وتوحيد الوثائق - المسارGosstandart من روسيا. أي مصنفات روسية بالكامل في المجالات التقنية والاقتصادية والاجتماعية تكتسب القوة القانونية فور اجتياز تسجيل الدولة. تمارس الرقابة على تنفيذ جميع المتطلبات الواردة في الإجراءات الفردية من قبل معيار الدولة لروسيا والهيئات الأخرى المصرح لها من قبل الدولة ضمن الاختصاص المحدد.
الاتجاهات الرئيسية للتوحيد والتوحيدتتكون المستندات من إنشاء نماذج موحدة ونماذج واستمارات يمكن أن تكون هذه معايير مطلوبة لصياغة المستندات ، ومعايير لأنواع معينة من السلع ، وأنظمة توثيق موحدة. هذا الأخير هو نظام للمواد تم إنشاؤه وفقًا للقواعد والطلبات الموحدة المعمول بها. يحتوي نظام التوثيق الموحد ، كقاعدة عامة ، على المعلومات اللازمة لتنفيذ وظائف الإدارة في مجال معين من النفوذ.
الأنظمة الرئيسية الموحدة والموحدة في روسيا
اليوم ، من بين الأنظمة الموحدة ، يبرز ما يلي:
- الهيكل المتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية ؛
- نظام يتحكم في تدفق المستندات في مؤسسة مصرفية ؛
- توحيد وتوحيد الوثائق المحاسبية ، وكذلك إعداد التقارير والمحاسبة والتوثيق المالي في مؤسسات القطاع العام ؛
- نطاق الوثائق الإحصائية ؛
- نظام توثيق يحكم قضايا العمل ؛
- وثائق موحدة لتنفيذ التجارة الخارجية.
وفقًا لذلك ، لكل من الأنظمة المذكورة أعلاهإرفاق معايير الدولة الخاصة بها ، والتي تم تطويرها من قبل الإدارات المركزية لتنسيق العمل في مجال نشاط معين. على سبيل المثال ، وزارة المالية في روسيا مسؤولة عن إنشاء نماذج للسجلات المحاسبية والمصرفية.
تفاصيل وأشكال الوثائق في عملية التوحيد
تعتبر متطلبات المستند إلزاميةعنصر يستحيل بدونه المرور بإجراءات التسجيل الرسمي وتسجيل المواد. تتضمن المتطلبات التوقيع ، الختم ، الختم ، التاريخ ، النص ، إلخ. وبطبيعة الحال ، يتم استخدام مجموعة منفصلة من التفاصيل لكل نوع من أنواع الوثائق الرسمية. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ التوحيد في كل نظام من خلال إنشاء نموذج نموذجي من المستندات لأحد الأنظمة. على أساسها ، يتم تطوير أنسب التفاصيل لجميع الوثائق المدرجة في قاعدة بيانات محددة.
النموذج ، كما سبق ذكره ، هوشكل النموذج من الوثيقة. يأخذ هذا النموذج لصياغة مستند في النطاق المحدد في الاعتبار تنسيقه وحجم الهوامش والمسافات البادئة وميزات إنشاء شبكة هيكلية والتفاصيل الرئيسية.
توحيد وتوحيد الوثائقيساهم التوجيه التنظيمي والإداري في الاستخدام المبسط للنماذج في أنشطة أي منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة صناعية أو صناعية.
- أنظمة؛
- الأوامر والتعليمات ؛
- حلول؛
- البروتوكولات.
- الأفعال.
- حروف.
تسجل الرسائل حلولاً للقضايا ذات الطبيعة الإدارية والتنظيمية ، بما في ذلك. إدارة وتنسيق ودعم الأنشطة:
- سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي (تشمل قائمة الكيانات المكونة مقاطعات وجمهوريات تتمتع بالحكم الذاتي ، يحدد تشريعها اللغة الوطنية ، إلى جانب اللغة الروسية ، باعتبارها اللغة الرئيسية) ؛
- المؤسسات والجمعيات ، بغض النظر عن شكل الملكية والأنشطة التنظيمية والقانونية.
يحدد GOST ليس فقط تكوين المتطلبات ،ولكن أيضًا متطلبات تصميمها ، فضلاً عن إنتاج النماذج وحسابها واستخدامها وحفظها مع شعار دولة الاتحاد الروسي وشعار الموضوعات الحالية. ملحق GOST هو تمثيل تخطيطي للتفاصيل.
