محاسبة المستودعات في Excel. برنامج بسيط لأتمتة محاسبة المستودعات

تعتبر محاسبة المستودعات في Excel حلاً ممتازًا لأي شركة تجارية أو منظمة إنتاج ، وهو أمر مهم للحفاظ على سجلات كمية المواد المستخدمة والمواد الخام والمنتجات النهائية.

من يمكنه مساعدة جداول البيانات

الشركات الكبيرة الحصول على الجاهزةالحلول في شكل إلكتروني. ومع ذلك ، فهي مكلفة للغاية ، وبعض البرامج المعقدة تتطلب إشراك موظف مؤهل مع راتب مرتفع للعمل في المستودع. هذا هو أبعد من قوة البداية أو الشركات الصغيرة. لحسن الحظ ، هناك خروج ، ويمكنك استخدام جداول Excel. هذه الأداة الإلكترونية ، التي تأتي في المرتبة الثانية بعد برنامج Word للمكاتب ، لديها وظائف كافية لحل مشاكل محاسبة المستودعات.

بعض القواعد المهمة

أولئك الذين يهتمون بمسألة كيفية القيادةالمحاسبة مستودع ، ينبغي من البداية نهج جدي لمسألة إنشاء برنامج الكمبيوتر الخاصة بهم. في الوقت نفسه ، ينبغي الالتزام بالأنظمة التالية في البداية:

• يجب إنشاء كافة الدلائل من البدايةكما بدقة وبالتفصيل. على وجه الخصوص ، لا ينبغي على المرء أن يحد نفسه من مجرد الإشارة إلى أسماء السلع ويجب أن يشير أيضًا إلى المواد والرموز وتواريخ انتهاء الصلاحية (لبعض الأنواع) ، وما إلى ذلك.
• يتم إدخال الأرصدة الأولية عادة في جداول من الناحية النقدية.
• من الضروري مراقبة التسلسل الزمني وإدخال البيانات المتعلقة باستلام بضائع معينة في المستودع قبل الشحن عند المشتري.
• من الضروري إجراء جرد قبل تعبئة الجداول Excel.
• يجب تقديم المعلومات الإضافية المطلوبة ، وإدخالها ، بحيث لا يكون من الضروري في المستقبل تحديد البيانات لكل سلعة.

محاسبة المستودع في Excel: توصيات عامة

قبل البدء في تطوير جدول بيانات لضمان الأداء الطبيعي لمستودعك ، يجب أن تفكر في تفاصيله. التوصيات العامة في هذه الحالة هي كما يلي:

• من الضروري تجميع الأدلة: "المشترون" ، "الموردون" و "نقاط محاسبة البضائع" (الشركات الصغيرة لا تحتاج إليها).
• إذا كانت قائمة المنتجات ثابتة نسبيًا ،ثم يمكنك أن تنصح بإنشاء المصطلحات الخاصة بهم في شكل قاعدة بيانات على ورقة منفصلة من الجدول. في المستقبل ، يجب أن يتم تعبئة المصاريف والدخل والتقارير مع الإشارات إليها. يجب أن تحتوي الورقة في جدول Excel بعنوان "Nomenclature" على اسم المنتج ، رموز المنتج ، مجموعات السلع ، وحدات القياس ، إلخ.
• يتم إنشاء التقرير باستخدام أداة Pivot Table.
• يجب أن يتم احتساب استلام البضائع (المنتجات) في المستودع على ورقة "أبرشية".
• تحتاج إلى إنشاء أوراق "النفقات" و "أرصدة" لتتبع الحالة الحالية.

إنشاء الدلائل

لتطوير برنامج لتوجيهمحاسبة المستودع في Excel ، قم بإنشاء ملف بأي اسم. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدو مثل "مستودع". ثم نملأ الكتب المرجعية. يجب أن يكون لديهم النموذج التالي تقريبًا:

أن العناوين لا "تهرب" ، يجب أن تكون ثابتة. للقيام بذلك ، في علامة التبويب "عرض" في Excel ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "تثبيت مناطق".

وبالمثل ، فإن الجدول "المشترون".

توفير مريحة ومؤتمتة جزئيايمكن أن يكون برنامج المستودع مجانيًا إذا قمت بإنشاء دليل تكميلي لنقاط تسليم البضائع. صحيح ، سوف تكون مطلوبة فقط إذا كانت الشركة لديها العديد من المنافذ (المستودعات). أما بالنسبة للمنظمات التي لديها نقطة إصدار واحدة ، فلا يوجد أي نقطة في إنشاء مثل هذا الدليل لهم.

برنامج "المستودع" الخاص: إنشاء ورقة "أبرشية"

بادئ ذي بدء ، نحن بحاجة إلى إنشاء جدول للتسميات. يجب أن تبدو عناوينها مثل "Product name" ، "Sort" ، "Unit of measure" ، "Characteristic" ، "Comment".

ثم:

• نختار نطاق هذا الجدول.
• في حقل "الاسم" ، الموجود مباشرة فوق الخلية التي تحمل الاسم "أ" ، أدخل الكلمة "جدول 1".
• يتم نفس الشيء مع النطاق المناسب على ورقة "الموردين". يشار إلى هذا من خلال "الجدول 2".
• يتم تنفيذ معاملات الدخل والإنفاق على صحيفتين منفصلتين. سوف تساعد في الاحتفاظ بالمخزون في Excel.

بالنسبة إلى جدول "الوصول" ، يجب أن تبدو الصورة أدناه.

أتمتة المحاسبة

يمكن جعل محاسبة المستودعات في Excel أكثر ملاءمة ، إذا كان يمكن للمستخدم الاختيار من القائمة الجاهزة للمورد ، واسم البضاعة ونقطة المحاسبة.

في هذه الحالة:

• يجب عرض وحدة القياس ورمز البائع في الجدول تلقائيًا ، دون تدخل المشغل ؛
• إدخال رقم الفاتورة والتاريخ والسعر والكمية يدويًا ؛
• يحسب برنامج "Warehouse" (Excel) التكلفة تلقائيًا ، وذلك بفضل الصيغ الرياضية.

للقيام بذلك ، تحتاج كافة الدلائل إلى تنسيق في شكل جدول وللعمود "اسم" إنشاء قائمة منسدلة. للقيام بذلك:

• اختر العمود (باستثناء القبعة) ؛
• العثور على علامة التبويب "البيانات" ؛
• انقر على أيقونة "التحقق من البيانات" ؛
• في حقل "نوع البيانات" ، نبحث عن "القائمة" ؛
• في حقل "المصدر" نحدد الوظيفة "= غير مباشر (" nomenclature! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• حدد المربع بجوار "تجاهل الخلايا الفارغة" و "قائمة القيم الصالحة".

إذا كان كل شيء يتم بشكل صحيح ، فعند ملء العمود الأول ، يمكنك ببساطة تحديد اسم المنتج من القائمة. في العمود "الوحدة. تغيير "تظهر القيمة المقابلة.

بنفس الطريقة ، يتم إنشاء الإكمال التلقائي للأعمدة "الرمز" و "المورد" ، بالإضافة إلى قائمة منسدلة.

لملء العمود "التكلفة" استخدم صيغة الضرب. يجب أن تبدو "= = سعر * الكمية".

من الضروري أيضًا إنشاء قائمة منسدلة باسم "نقاط المحاسبة" ، والتي ستشير إلى المكان الذي تم إرسال البضائع إليه. يتم ذلك بنفس الطريقة بالضبط كما في الحالات السابقة.

"ورقة منعطف بمنعطف"

الآن بعد أن قمت بإنشاء أداة مفيدة تقريبًا تسمح لشركتك بالحفاظ على المخزون في Excel مجانًا ، يبقى فقط لتعليم برنامجنا لعرض التقرير بشكل صحيح.

للقيام بذلك ، نبدأ العمل مع المقابلةالجدول وفي بداية الفترة الزمنية ، نعرض الأصفار ، لأننا لا نزال نحتفظ بسجلات المخزون. إذا تم تنفيذه سابقًا ، ففي هذا العمود يجب عرض الرفات. في هذه الحالة ، يجب أخذ وحدات القياس وأسماء البضائع من التسمية.

لتسهيل إدارة المخزون ، البرنامج مجاني لملء أعمدة "الشحن" و "الإيصال" عن طريق الدالة SUMMARY.

نحن نعتبر ما تبقى من البضائع في المستودع باستخدام مشغلي حسابي.

هنا هو برنامج "المستودع". وبمرور الوقت ، يمكنك إجراء تعديلات عليها بشكل مستقل لجعل المحاسبة عن البضائع (منتجاتك) أكثر سهولة قدر الإمكان.