Gebruik van elektronische digitale handtekeningenkomt steeds vaker voor in Rusland. En dat is helemaal niet zo gek, aangezien EDS in veel gevallen veiliger is dan de bijbehorende rekwisieten die met een balpen of zegel zijn bevestigd. Hoe wordt een elektronische handtekening gemaakt voor een rechtspersoon? Hoe kom ik aan de juiste tool?
EDS-definitie
Laten we eerst de essentie van de digitale handtekening definiëren.Wat is een elektronische digitale handtekening? Het wordt opgevat als een vereiste voor een document, vergelijkbaar met het document dat met een balpen op papier is aangebracht, maar alleen is gemaakt met behulp van speciale computeralgoritmen.
Het belangrijkste doel van een EDS is om dat te bevestigendat het document is ondertekend door een specifieke persoon. Een van de andere nuttige eigenschappen die een elektronische digitale handtekening bezit, is de certificering van de integriteit van het document, de afwezigheid van bewerkingen erin op de weg tussen de afzender en de ontvanger.
Met behulp van digitale handtekeningen
Op welke gebieden wordt EDS gebruikt?Bijna hetzelfde als een gewone handtekening: in documentstroom tussen organisaties, tussen bedrijven en overheidsinstanties, in communicatie met participatie van individuen. Een EDS die aan alle noodzakelijke wettelijke vereisten voldoet, is juridisch gelijkwaardig aan een handtekening gemaakt met een balpen, en in sommige gevallen - en een zegel, als we het hebben over juridische entiteiten.
Elektronische handtekeningen zijn gebruikelijkin de banksector: bij het verlenen van vergunningen in systemen van het type "bank-cliënt" worden bijvoorbeeld de geschikte mechanismen gebruikt om de identiteit van de gebruiker van het financiële product te verifiëren. Met behulp van de algoritmen van de financiële en kredietorganisatie ondertekent de klant betalingsopdrachten, doet verschillende aanvragen en verzoeken.
In sommige gevallen wordt EDS als een andere beschouwdbetrouwbaardere rekwisieten dan een handtekening, die is gemaakt met een balpen. Dit komt door het feit dat het erg moeilijk is om het te vervalsen, evenals het feit dat u met behulp van EDS, zoals we hierboven hebben opgemerkt, kunt controleren of er wijzigingen zijn aangebracht in de bestanden die worden verzonden.
In de Russische Federatie universeelelektronische kaarten. Met hun hulp kunnen burgers een groot aantal verschillende acties uitvoeren. Onder hen is het ondertekenen van documenten op internet. Hoe is dit mogelijk? Om deze functie van de UEC te gebruiken, moet u een kaartlezer aanschaffen - een apparaat dat gegevens van een kaart kan lezen en deze via speciale online kanalen kan verzenden. U moet een apparaat gebruiken dat de PC / SC-standaard ondersteunt.
EDS-structuur
Hoe is EDS geregeld?Hoe werkt het documentverificatiemechanisme? Erg makkelijk. Een elektronische handtekening zelf is een documentkenmerk dat door slechts één persoon (of organisatie) kan worden aangebracht. Het corresponderende onderwerp van documentcirculatie heeft een enkele kopie van het instrument waarmee de EDS is geplaatst - dit is de privésleutel van de elektronische handtekening. In de regel heeft niemand anders het, zoals het geval is met een uniek exemplaar van iemands handtekening, die hij met een balpen maakt. Sleutels worden uitgegeven door gespecialiseerde organisaties - certificeringscentra. Ze kunnen ook worden geaccrediteerd door het ministerie van Communicatie.
U kunt de EDS lezen met de openbare sleutel,die op hun beurt ter beschikking kunnen staan van een willekeurig aantal mensen. Met behulp van deze tool zorgt de ontvanger van het document ervoor dat het is verzonden en ondertekend door een specifieke afzender. Als de openbare sleutel de EDS niet herkent, betekent dit dat deze is genoteerd door de verkeerde persoon van wie het document afkomstig zou moeten zijn.
Signing key certificaat
Een belangrijk element van documentcirculatie is een certificaatelektronische handtekeningsleutel. Het is meestal een elektronische gegevensbron met informatie over de afzender van de bestanden. Het certificaat bevestigt het feit dat de sleutel van de persoon geldig is. Dit document bevat ook basisinformatie over de afzender. Het certificaat is in de regel 1 jaar geldig vanaf de datum van uitgifte. Het corresponderende element van de handtekening kan ook op initiatief van de eigenaar worden ingetrokken, bijvoorbeeld als hij de controle over de sleutel verliest of vermoedt dat deze in verkeerde handen is gevallen. De documenten die zonder geldig certificaat worden ondertekend, hebben geen rechtskracht.
Technisch gezien het uitwisselingsmechanismebestanden worden bij gebruik van EDS meestal geïmplementeerd binnen een bepaalde softwareomgeving. Dat wil zeggen dat bestanden worden verzonden en ontvangen in een speciaal formaat met behulp van een gespecialiseerde software-interface. Het kan bijvoorbeeld worden aangepast voor workflow op het gebied van belastingaangifte of voor bestandsuitwisseling tussen verschillende bedrijven.
Universeel systeem van ontvangen en verzendendocumenten zijn nog niet gemaakt in de Russische Federatie, maar dergelijke werkzaamheden zijn aan de gang. De succesvolle voltooiing ervan zal een softwareomgeving creëren die, in theorie, papieren documenten volledig zal kunnen vervangen, aangezien elke burger, samen met een persoonlijke handtekening, een elektronische handtekening op elk document kan zetten. Eigenlijk is de ontwikkeling van de UEC een van de eerste stappen in deze richting.
Maar voorlopig kunt u met deze kaart een EDS plaatsenop een beperkte hoeveelheid middelen. Daarom worden elektronische handtekeningen nu geverifieerd in verschillende programma's en wordt het gebruik ervan uitgevoerd in overleg tussen de verzender en de ontvanger van documenten.
Het is ook mogelijk om buiten bestanden uit te wisselenbijbehorende interfaces. In dit geval kan elk document worden aangevuld met een tekstinvoegsel met een uniek cijfer, dat wordt gemaakt met een privésleutel, en wordt gelezen door de ontvanger van het bestand met een open sleutel. Het document wordt herkend als de bijbehorende algoritmen overeenkomen, en op voorwaarde dat het hierboven genoemde certificaat geldig is.
Het cijfer in kwestie is echter dit ofanders gemaakt door een speciaal programma. Theoretisch kunnen gebruikers natuurlijk hun eigen ontwikkelen - en dit zal formeel ook als een EDS worden beschouwd, maar in dit geval is het niet nodig om te praten over een voldoende niveau van beveiliging van documentcirculatie. Bij grote bedrijven worden er meestal speciale eisen aan gesteld. Hetzelfde als in staatsinstellingen. Laten we het aspect bekijken dat de soorten EDS weerspiegelt, afhankelijk van het beveiligingsniveau, in meer detail.
EDS-beveiligingsniveaus
Opgemerkt kan worden dat het verzenden van documenten viae-mail behoort ook tot de mogelijkheden om EDS te gebruiken. In dit geval hebben we het over het gebruik van een eenvoudige elektronische handtekening. De "sleutel" is het wachtwoord dat de afzender invoert. De wet op elektronische handtekeningen staat toe dat dit type EDS juridisch significant kan zijn, maar de praktijk van wetshandhaving gaat niet altijd gepaard met de uitvoering van dit scenario. En dit is begrijpelijk: het wachtwoord kan - puur theoretisch - worden ingevoerd door iedereen die het kent en zich voordoet als de afzender.
Daarom dezelfde wet op elektronische handtekeningbepaalt dat er veel veiligere EDS-opties kunnen worden gebruikt in de workflow. Onder die - verbeterde en gekwalificeerde EDS. Ze gaan ervan uit dat hun eigenaren betrouwbare elektronische sleutels in handen hebben die moeilijk te vervalsen zijn. Ze kunnen worden gemaakt in de vorm van een speciale sleutelhanger van het eToken-type - in één exemplaar. Met behulp van deze tool en een speciaal programma kan een persoon ondertekende documenten naar de geadresseerde sturen, die vervolgens, met behulp van de openbare sleutel voor het verifiëren van de elektronische handtekening, de juiste oorsprong van de bestanden kan verifiëren.
Specifieke kenmerken van gekwalificeerde handtekeningen
Wat is het verschil tussen een verbeterde EDS en een gekwalificeerde EDS?Technologisch gezien kunnen ze erg op elkaar lijken en over het algemeen vergelijkbare versleutelingsalgoritmen gebruiken. Maar in het geval van een gekwalificeerde digitale handtekening, wordt het certificaat ervoor afgegeven door een certificeringscentrum (onder degenen die zijn geaccrediteerd door het ministerie van Communicatie). Dit type elektronische handtekening wordt als het veiligst beschouwd en wordt in de meeste gevallen in juridische zin gelijkgesteld met de overeenkomstige vereiste van het document, dat handmatig op papier wordt gezet.
Gekwalificeerde EDS in de meeste gevallenis vereist in de loop van de interactie tussen bedrijven en individuen met overheidsinstanties, daarom kunnen de vereisten voor documentidentificatie in dergelijke communicatiescenario's zeer streng zijn. In dit geval kan de verbeterde EDS ze niet altijd voldoen, om nog maar te zwijgen van een eenvoudige elektronische handtekening. Geaccrediteerde certificeringscentra bevelen hun klanten in de regel het optimale type software aan, met behulp waarvan de documentstroom wordt uitgevoerd met behulp van EDS.
Soorten elektronische handtekeningen
Dus een universele digitale handtekening kanter vervanging van de handtekening op papier, is nog niet ontwikkeld in Rusland. Daarom worden de tools die we overwegen, gepresenteerd in een breed scala aan varianten, aangepast aan een of ander doel van bestandsuitwisseling. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende soorten communicatie waarbij elektronische handtekeningen van documenten worden gebruikt.
EDS vereist voor deelname zijn populaircommerciële organisaties in verschillende veilingen ("Sberbank-AST", "RTS-Tender"), maar ook voor de aanwezigheid op handelsvloeren, bijvoorbeeld die welke deel uitmaken van de ETP Association. Er is een EDS aangepast om te werken met databases over faillissementen van juridische entiteiten en feiten over hun activiteiten.
Op het Gosuslugi-portaal.ru alle geregistreerde krijgen ook een elektronische handtekening. Staatsdiensten kunnen daarom online worden besteld - het is niet nodig om een papieren document naar een of andere afdeling te verwijzen. Er is een breed scala aan diensten beschikbaar voor een burger; u kunt zelfs online een paspoort afgeven. Een van de opties voor de hardware-implementatie van een EDS voor gebruik op de Gosuslugi.ru-portal is de UEC, die we hierboven noemden.
Hoe u een EDS kunt krijgen
Vanwege het ontbreken in de Russische Federatie van een enkele structuur voor uitleveringuniversele EDS, zijn er een groot aantal particuliere bedrijven die zich bezighouden met het ontwerpen van elektronische handtekeningen. Ze worden, zoals we hierboven hebben opgemerkt, certificeringscentra genoemd. Deze organisaties vervullen de volgende hoofdfuncties:
- gebruikers registreren als wettelijk in aanmerking komende onderwerpen van werk met documenten bij gebruik van EDS;
- een certificaat voor elektronische handtekening afgeven;
- in sommige gevallen zorgen ze voor verzending en verificatie van documenten met EDS.
Dus als een burger of organisatie een digitale handtekening nodig heeft, moet deze naar het juiste certificeringscentrum gaan.
Documenten voor het verkrijgen van een EDS
Hoe een elektronische handtekening wordt afgegevenjuridische entiteit? Hoe kom je aan zo'n handige zakelijke tool? De eerste stap is dus het kiezen van een certificeringsinstantie. Het is raadzaam om contact op te nemen met die structuren die zijn geaccrediteerd door overheidsinstanties. De lijst van deze organisaties is te vinden op de website van het Ministerie van Communicatie van de Russische Federatie - minsvyaz.ru.
De volgende basisdocumenten moeten worden ingediend bij het certificatiecentrum:
- een uittreksel uit het Unified State Register of Legal Entities;
- attesten: inschrijving van een rechtspersoon, inschrijving bij de Federale Belastingdienst.
Als het gaat om het verkrijgen van een persoonlijke handtekeningvoor het hoofd van de organisatie - de genoemde set documenten moet worden aangevuld met een kopie van het protocol betreffende de benoeming van de algemeen directeur in de functie. Als de EDS wordt ontvangen door een werknemer die geen lid is van de hoogste bestuursorganen van het bedrijf, dan is een kopie van de opdracht voor zijn aanwerving nodig, evenals een volmacht. U heeft uiteraard een paspoort en SNILS-specialist nodig.
Zoals we kunnen zien, is het proces waarin een elektronische handtekening wordt afgegeven voor een rechtspersoon helemaal niet ingewikkeld. Hoe kan ik een EDS krijgen voor een individuele ondernemer?
Erg makkelijk. De volgende basisdocumenten zijn vereist:
- uittreksel uit USRIP;
- attesten: bij inschrijving als individuele ondernemer en bij inschrijving bij de Federale Belastingdienst;
- het paspoort;
- SNILS.
Als een persoon die niet de status heeft van een individuele ondernemer, eigenaar of vertegenwoordiger van een LLC een EDS wil ontvangen, hoeft hij alleen maar een TIN, een paspoort en SNILS mee te nemen naar het certificeringscentrum.
Het verkrijgen van een elektronische handtekening is meestal niet teveellang proces. Veel certificeringsinstanties staan klaar om een eToken-sleutel of de analoge sleutel ervan te verstrekken, evenals een gids over het gebruik van een EDS binnen een paar uur na het voltooien van de overeenkomstige aanvraag.
Praktische nuances van het werken met EDS
We hebben onderzocht hoe een elektronische handtekening wordt uitgegeven voor een rechtspersoon, hoe u deze tool kunt krijgen. Laten we nu eens kijken naar enkele opmerkelijke nuances van het praktische gebruik van digitale handtekeningen.
Dus bij het organiseren van een documentstroom tussen tweeen meer, het is raadzaam voor bedrijven om de diensten van intermediaire structuren in te schakelen die bedrijven zullen helpen fouten bij de uitwisseling van bestanden te vermijden en ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten voor deze communicatie wordt voldaan. Een van de beste opties om dergelijke overeenkomsten te formaliseren, is het sluiten van interconnectieovereenkomsten, waarin is voorzien in artikel 428 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie.
Bij het organiseren van documentstroom tussen verschillendeorganisaties wordt ook aanbevolen om de procedure voor het werken met bestanden goed te keuren in gevallen waarin de authenticiteit van de digitale handtekening niet kan worden vastgesteld. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als het sleutelcertificaat voor elektronische handtekeningen is verlopen.
Aan het begin van het artikel hebben we de classificatie van EDS onderzocht op basis van de mate van beveiliging. Wat zijn de mechanismen voor het juiste gebruik van eenvoudige, verbeterde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen?
Als een bedrijf besluit om een eenvoudige EDS voor te gebruikenuitwisseling van documenten met een andere organisatie, dan moet het aanvullende overeenkomsten sluiten om een dergelijk mechanisme te beveiligen. De relevante overeenkomsten moeten de regels weerspiegelen om te bepalen wie het document precies via e-mail heeft verzonden en daarbij een eenvoudige EDS plaatsen.
Als we het hebben over elektronische handel, dan is de handtekeningmoeten (minimaal) worden versterkt en voldoen aan de criteria die zijn vastgesteld op het niveau van een of ander onlineplatform waarop dergelijke communicatie plaatsvindt.
Rapporteren aan overheidsinstanties zou moetenalleen uitgevoerd bij gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Als we het hebben over het aangaan van arbeidsrelaties op afstand (onlangs staat de arbeidswet van de Russische Federatie dit soort communicatie toe), dan moet in dit proces een gekwalificeerde handtekening worden gebruikt.
