Darbo su personalo dokumentais organizavimasdaro ypatingą poveikį valdymo aparato kokybei, taip pat darbuotojų formavimuisi ir kultūrai. Kuo profesionaliau atliekamas darbas, tuo sėkmingesnė visos įmonės veikla.
Vidinė bet kurios įmonės darbo eigaapima įvairias verslo informacijos rengimo, priežiūros, pildymo, kopijavimo, perdavimo veiklas. Kaip rodo praktika, maždaug septyniasdešimt procentų viso laiko darbuotojai praleidžia būtent šiems renginiams. Reikia pasakyti, kad darbo su dokumentais organizavimas tampa vis svarbesnis. Šiandien ši veikla laikoma vienu pagrindinių šiuolaikinės įmonės konkurencingumo veiksnių.
Darbo su dokumentais organizavimas apimaspecialus požiūris į gaunamus ir apdorotus verslo duomenis, formavimo procesų koordinavimas ir informacijos sklaidos pokyčiai. Tinkamas darbo su dokumentais organizavimas sumažina paieškos laiką, padidina duomenų tikslumą, savalaikiškumą, pašalina perteklių.
Remiantis ilgamete praktika, buvo sukurti trys pagrindiniai darbo su dokumentais tipai: mišrus, decentralizuotas ir centralizuotas.
Pastaroji forma apima susikaupimąįvairios galimos struktūrizavimo operacijos, už kurias atsako visa įmonė. Toks padalinys gali būti bendrasis ar personalo skyrius, biuras ir pan. Dokumentaciją gali atlikti vienas sekretorius. Bet kokiu atveju skyriaus ar vieno darbuotojo atsakomybė apims viso dokumentų tvarkymo priemonių ciklo įgyvendinimą nuo jo gavimo dienos iki perkėlimo į archyvinį skyrių. Šie įvykiai apima verslo informacijos priėmimą, apdorojimą, registravimą, saugojimą, vykdymo kontrolę, siuntimą, informacijos ir informacijos operacijas, susisteminimą prieš perduodant į archyvą.
Centralizuotas darbo su dokumentais organizavimaslaikoma racionaliausia ir šiuo atžvilgiu labiau pageidautina. Tai ypač pasakytina apie mažą verslą. Naudojant šį dokumentacijos tvarkymo metodą, žymiai sumažėja informacijos apdorojimo veiklos sąnaudos. Be to, žymiai pagerinamas darbuotojų darbo organizavimas. Esant tokiai dokumentų srautų organizavimo formai, raštinės įranga veikia efektyviausiai, vienybė pasiekiama metodinėje ir vadybinėje veikloje, susijusioje su dokumentų tvarkymu.
Centralizuotos sistemos priešingybė yradecentralizuota schema. Tokiu atveju kiekvienam skyriui formuojama sava tarnyba darbui su dokumentacija. Šiuose padaliniuose visos operacijos atliekamos autonomiškai. Decentralizuota sistema labiau būdinga toms institucijoms ir organizacijoms, kurias skiria teritoriškai suskaidytas aparatas. Be to, ši darbo sistema taip pat tinka toms įmonėms, kuriose dokumentai skiriasi tam tikru specifiškumu (pavyzdžiui, reikia užtikrinti informacijos apsaugą).
Tuo tarpu labiausiai paplitusi formayra mišri sistema. Šiuo atveju tam tikra visų operacijų dalis (paprastai, atsiųstų ir gautų dokumentų priėmimui ir apdorojimui, saugojimui, replikavimui) atliekama centriniame bloke. Tuo pat metu įmonės struktūriniuose padaliniuose vykdoma spausdinimo (kūrimo), organizavimo, saugojimo ir pasirengimo pristatyti į archyvą veikla.
Vienos ar kitos darbo su dokumentais schemos pasirinkimas atliekamas pagal pačios įmonės struktūrą.
