Memorandum - izvršavamo prema zahtjevima

Tijek rada bilo kojeg poduzeća zbirka je radova drugačije prirode, sistematiziranih na određeni način. Jedan od dokumenata je dopis.

Opće karakteristike i svrha dokumenta

Za početak treba napomenuti da je dopisbilješka je poslovni papir koji je informativne i istodobno savjetodavne prirode. Namjerava se dostaviti čelniku poduzeća ili neposredno nadređenom. Ovaj dokument može sastaviti bilo koji zaposlenik tvrtke iz dva razloga:

1. Na inicijativu samog zaposlenika.
2. Prema uputama uprave.

U svakom slučaju, takav papir sadržidetaljne informacije o određenom, zasebnom pitanju. Zapravo, ovo je mišljenje zaposlenika, izraženo u pisanom obliku. Postoje slučajevi kada, kako bi donio odluku, menadžer mora znati razmatranja svojih podređenih u vezi s okolnostima slučaja. Tada je zaposlenik dužan sastaviti obrazložen odgovor i na kraju dodati svoje osobno mišljenje u obliku konkretnih prijedloga i preporuka. U skladu s tim, takva bilješka postaje privatno mišljenje određene osobe.

Da ne bude zabune

Preuzimajući kompilaciju ovoga ili onogdokument, morate točno znati što trebate pružiti. Neke vrste poslovne korespondencije međusobno su vrlo slične i lako se mogu zbuniti. Na primjer, poslovne bilješke su tri vrste: uslužne, memorandumske i objašnjenje. Istodobno, postoje tri značajne razlike među njima koje ne dopuštaju obrazovanoj osobi da napravi ovu pogrešku. Ovi se dokumenti razlikuju:

1.Od adresata, odnosno od onoga kome su namijenjeni. Za razliku od službenog dopisa, napomena s objašnjenjem napisana je na ime neposrednog nadzornika, a dopis se, osim toga, može sastaviti izravno direktoru poduzeća.

2.O temi i semantičkom opterećenju prezentiranih informacija. Objašnjavajuća tema jasna je izravno iz naslova. Službeno je dio poslovne korespondencije između strukturnih odjela tvrtke. Tema izvješća može biti drugačija:

• periodično izvještavanje;
• jednokratne informacije o pitanju od interesa.

3.Ako se službena i objašnjenja koriste u poduzeću, dopis može biti i unutarnji i vanjski. U prvom slučaju namijenjen je direktoru tvrtke, a u drugom višoj vlasti.

Kad se dokument sastavi

Dopis je prisilna mjera.Sastavlja se kada trenutna situacija izmakne kontroli i prijeti poduzeću ozbiljnim problemima. Drugim riječima, stanje stvari mora biti kritično. U ovom trenutku zaposlenik skreće pozornost uprave na informacije i detaljno iznosi činjenice koje su mu poznate. To bi moglo biti prijetnja ispunjenju plana ili primanju očekivane dobiti. Dokument ima za cilj skrenuti pozornost menadžera na nastali problem i pokušati ispraviti nastalu situaciju. Svaki stručnjak na svoj način predstavlja rješenje situacije. U bilješci on detaljno opisuje svoju verziju i iznosi vlastita razmatranja u vezi s tim. Radi lakšeg sagledavanja informacija, ovaj je dokument sastavljen u potpuno besplatnom obliku. Ovaj stil omogućuje apsolutno svakom zaposleniku da izrazi svoje gledište o određenom, odvojeno uzetom pitanju, bez straha da će ga drugi pogrešno razumjeti.

Razlozi za sastavljanje dokumenta

Postoji niz razloga zašto to može postojatisastavljen je memorandum. Naravno, možete stvoriti uzorak ili jedinstveni predložak za sve moguće slučajeve. No, za svaku priliku potrebna je individualna prezentacija. Razlozi mogu biti vrlo različiti:

• kašnjenje na posao;
• izostanak s posla;
• kršenje obveza;
• sukob među zaposlenicima;
• prezentiranje rezultata inspekcije;
• dostavljanje informacija o grešci;
• prijetnja ometanja ispunjenja planiranog zadatka;
• informacije o neprihvatljivom ponašanju zaposlenika.

Mnogo je razloga i svaki od njih zahtijevaindividualni pristup i specifični postupci. Nakon što je dobio informacije iz prve ruke, šef ih mora temeljito istražiti i donijeti nadležnu odluku. Često je potrebno pribaviti dodatne informacije od drugih sudionika problema. Oni će morati predočiti svoja objašnjenja upravi u vezi s postavljenim pitanjem.

Ako je netko nešto prekršio

Prekršaji u proizvodnji nisu neuobičajeni.Bez njih je nemoguć radni proces i komunikacija među ljudima. Najčešće postoji memorandum o kršenju radne discipline. Ponašanje zaposlenika na radnom mjestu uvijek je dvosmisleno. Svako odstupanje od općeprihvaćene norme obično se doživljava kao kršenje i prema tome će biti kažnjeno. Samo šef poduzeća ima pravo izreći kaznu, pa ga ostali zaposlenici, uključujući i neposrednog nadređenog, mogu samo obavijestiti o tome što se dogodilo i ponuditi vlastitu verziju utjecaja na nesavjesnog kolegu. Algoritam za sastavljanje takvog dopisa je sljedeći.

1. Naziv službe ili odjela. Označeno u gornjem lijevom kutu lista.
2. Adresat (voditelj tvrtke). Označeno u gornjem desnom kutu.
3. Naslov dokumenta. Napisano je dolje velikim slovima iz crvene linije.
4. Broj dokumenta.
5. Mjesto sastavljanja.
6. Titula.
7. Tekst dokumenta: puno ime i položaj počinitelja, datum kršenja, vrsta povrede, uzrok incidenta, prijedlog za oporavak.
8. Pozicija, puno ime i prezime i potpis zaposlenika koji je sastavio dokument.

Ako je kolega kriv

Zapisnik zaposleniku može bitisastavio nadzornik ili kolega. Najčešće su razlozi njegove pripreme negativni: kršenje, nedolično ponašanje, nedostojno ponašanje. U ovom slučaju bilješka ima za cilj konstatirati činjenicu onoga što se dogodilo i spriječiti ponavljanje ovoga u budućnosti. Nakon što je primio takav dokument, menadžer mora razumjeti situaciju i donijeti odluku. U ovom slučaju o njemu ovisi hoće li zaposleniku biti izrečena kazna ili ne.

Ako se negativni događaj dogodio prvi put, tadamožete se ograničiti na upozorenje i poučan razgovor. Ako je prekršaj prešao u sustav, slijedi kazna u skladu sa zakonima o radu. Pročelnik je dužan nametnuti vizu u kojoj će biti zabilježena odluka. Izvješća se mogu sastaviti za zaposlenike i iz drugih razloga. Na primjer, voditelj odjela ima pravo sastaviti bilješku upućenu ravnatelju kako bi nagradio podređenog za savjestan rad ili dobro obavljen posao. Princip sastavljanja je isti, samo je tekst pozitivan.

Je li teško napisati dopis?

Pisanje dopisa nije teško.Ako je potrebno, uvijek možete uzeti uzorak pisma od tajnice. Mnogi slični dokumenti prolaze kroz njegove ruke. Glavna stvar je jasno navesti bit onoga što se dogodilo. Nakon čitanja takvog dokumenta, vođa bi trebao imati jasnu predodžbu o tome što je začetnik ove "poruke" htio reći. Činjenice treba opisati kronološkim redoslijedom, korak po korak, tako da se cjelokupna slika jasno i jasno pojavljuje.

Također se mora zapamtiti da za unutarnjekorištenje bilješke obično se sastavlja na običnom listu formata A4 (ili A5). Ako su podaci dostavljeni višoj organizaciji, tada bi tekst trebao biti otisnut na memorandumu tvrtke. Takav dokument mora se dati predstojniku na potpis. Kao rezultat toga, potpisat će ga dva predstavnika poduzeća: prvi - sastavljač, drugi - direktor. Informacije se mogu potvrditi dodatnim podacima. Obično se daju kao numerirani prilozi uz glavni dokument.

Da ispravimo stvari

Da bi se informacije čule, morate znati napisati dopis. Takav se dokument obično sastoji od tri glavna dijela.

1. Razlog za pisanje takve bilješke. Ovdje je potrebno jasno ocrtati situaciju i navesti sve poznate činjenice.
2. Mišljenje začetnika o tome što se događa. Potrebno je sveobuhvatno analizirati situaciju i ponuditi vlastito rješenje problema.
3. Sažimanje zaključaka i konkretnih koraka.

Informacije treba iznositi kad god je to mogućekratko i jasno, tako da tijekom čitanja primatelj ne izgubi misao. U protivnom se navedene činjenice mogu pogrešno protumačiti, a donesena odluka neće donijeti željene rezultate. U tekstu ne biste trebali iznositi svoja nagađanja niti iskrivljavati stvarnost. Ovo je protivno pravilima. Ako se pojavi takva potreba, sam će se primatelj zainteresirati za mišljenje sastavljača kako bi razumio što se dogodilo i donio konačnu odluku.

Slijed postupaka

Primjer se može koristiti za razmatranje određenog slučajazadana dužnost. Zapisnik zaposleniku sastavlja neposredni nadređeni za podnošenje upravi poduzeća. Za početak, zaposleniku se daje vrijeme da ispravi svoje pogreške. Inače, voditelj mjerodavne službe, u prisutnosti 3 svjedoka, sastavlja akt u kojem se navodi da ovaj zaposlenik nije izvršio zadatak u predloženom roku. Počinitelj tada mora napisati objašnjenje na cijelom obrascu navodeći razloge.

Zaposlenik to ne smije učiniti.U tom slučaju gubi posljednju priliku za obranu. Objašnjenje se predaje upravitelju na uvid. Svoju konačnu odluku izražava u obliku rezolucije. Podaci idu osoblju kako bi sastavili nalog za naplatu. Stupanj kazne određuje se u skladu sa zakonom. Ako se pokazalo da je prekršaj prilično ozbiljan, a, osim toga, ponovljen, rezultat bi mogao biti otpuštanje s posla prema relevantnom članku.