Svaka organizacija, bez obzira na njezinu veličinu,u procesu obavljanja aktivnosti gotovo bilo koje vrste suočen je s potrebom upotrebe novca. A ako se bezgotovinskim plaćanjima obično koristi za plaćanje potrebnog materijala ili naručenih usluga, tada se plaćanje putovanja i nekih drugih troškova događa uz pomoć gotovine. Za to se u poduzeću stvara blagajna, a računovodstvo gotovinskih transakcija mora se voditi u skladu sa zakonskim aktima i propisima.
Organizacija nadzora nad sredstvimaprovodi računovodstvo, dok su njezini napori usmjereni na jačanje platne discipline, kao i na osiguravanje ispravne upotrebe i raspodjele financijskih sredstava. Zauzvrat, računovodstvo gotovinskih transakcija podrazumijeva ispravnu, cjelovitu i pravodobnu dokumentaciju, kao i zakonitost gotovinskih transakcija.
Sintetička kao i dubljaanalitičko računovodstvo gotovinskih transakcija i novčanih dokumenata uključuje vođenje odgovarajućih računa. Na primjer, na određenom računu broj 50 (u kontnom planu to se naziva "Blagajna"), odražava se stanje, primitak i izdavanje sve gotovine i gotovinskih dokumenata koji se odnose na cjelokupnu opću blagajnu poduzeća. Ako je potrebno, otvara se podračun s brojem 50-1 pod nazivom "Blagajna organizacije", a za svaku valutu mora se otvoriti poseban račun.
Račun 50-2 (naziv - "Operativna blagajna") potreban je ako organizacija vrši kretanje sredstava na blagajnama operativnih područja, robnih ureda i zaustavnih mjesta.
Podračun s brojem 50-3, nazvan "Gotovinadokumenti ", odražava poštanske marke na blagajni, potpuno plaćene zrakoplovne karte, mjenice, kao i marke državnih dažbina u iznosu stvarnih (stvarnih) troškova nastalih tijekom njihove kupnje. Analitika u ovom slučaju uključuje knjiženje novčanih dokumenata njihove vrste.
Sve operativne organizacije koje trebajugotovina se u pravilu prima na blagajnu s njihovih tekućih računa. Za to je potreban još jedan dokument utvrđenog oblika - novčana uputnica. Banka koja servisira izdaje takve čekove organizacijama u obliku knjiga koje sadrže 25 ili 50 čekova.
Gotovinski nalozi imaju svoj redoslijed punjenja,regulirano odgovarajućim regulatornim dokumentima. Štoviše, takvi se dokumenti mogu sastaviti i ručno i pomoću računala.
Blagajnička knjiga je svojevrsni registar.U njemu se računovodstvo novčanih transakcija vrši kronološkim redoslijedom, a ispravnost ponašanja kontrolira glavni računovođa. Takva knjiga može biti samo jedna u organizaciji i ona mora biti jasno numerirana, pažljivo ukrućena i zapečaćena. Brisanja i ispravci u dokumentima koji podupiru računovodstveni postupak neprihvatljivi su. U iznimnim slučajevima izvršene ispravke moraju biti ovjerene potpisima blagajnika i, naravno, glavnog računovođe.
Mogu se baviti izvršenjem novčanih dokumenatasljedeći zaposlenici poduzeća: glavni računovođa, računovodstveni djelatnik ili bilo koja druga osoba koju odredi šef u dogovoru s glavnim računovođom, što bi trebalo biti odraženo u odgovarajućem administrativnom dokumentu. U slučajevima kada iz nekog razloga (mala tvrtka) ne postoji računovodstveni odjel i glavni računovođa, izvršenje novčanih dokumenata provodi sam menadžer. Temelj za pripremu gotovinskih dokumenata su razni papiri: plaćanje i namira, čekovi, izvodi, računi.
Za normalno funkcioniranje poduzeća,stroga kontrola svih područja djelovanja preduvjet je. Zbog toga računovodstvo gotovinskih transakcija zahtijeva posebnu pozornost i sistematizaciju. Zauzvrat, ispravna papirologija i osiguravanje sigurnosti sredstava i novčanih dokumenata jamče zadovoljenje svih hitnih potreba poduzeća u vezi s gotovinom.
