कर्मियों के दस्तावेजों के साथ काम का संगठनप्रबंधन तंत्र के कामकाज की गुणवत्ता पर एक विशेष प्रभाव पड़ता है, साथ ही कर्मचारियों के काम का गठन और संस्कृति भी। जितना अधिक पेशेवर काम किया जाता है, उद्यम उतना ही सफल होता है।
किसी भी उद्यम का आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाहव्यवसाय की जानकारी तैयार करने, रखरखाव, भरने, नकल, हस्तांतरण के लिए विभिन्न गतिविधियां शामिल हैं। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, सभी समय के सत्तर प्रतिशत कर्मचारी इन घटनाओं पर खर्च करते हैं। यह कहा जाना चाहिए कि दस्तावेजों के साथ काम का संगठन तेजी से महत्वपूर्ण होता जा रहा है। आज, इस गतिविधि को एक आधुनिक उद्यम की प्रतिस्पर्धा में मुख्य कारकों में से एक माना जाता है।
दस्तावेजों के साथ काम का संगठन शामिल हैप्राप्त और संसाधित व्यापार डेटा के लिए विशेष दृष्टिकोण, सूचना के प्रसार को बनाने और बदलने की प्रक्रियाओं का समन्वय। दस्तावेजों के साथ काम का सक्षम संगठन खोज के लिए समय कम कर देता है, सटीकता, डेटा की समयबद्धता को बढ़ाता है, अतिरेक को समाप्त करता है।
कई वर्षों के अभ्यास को ध्यान में रखते हुए, प्रलेखन के साथ तीन मुख्य प्रकार के कार्य विकसित किए गए हैं: मिश्रित, विकेंद्रीकृत और केंद्रीकृत।
उत्तरार्द्ध रूप एकाग्रता के लिए प्रदान करता हैउपलब्ध संरचना की विविधता, एक एकल व्यावसायिक इकाई द्वारा संचालित है। ऐसी इकाई एक सामान्य या कार्मिक विभाग, कार्यालय आदि हो सकती है। एक व्यक्ति, जो एक सचिव है, रिकॉर्ड कीपिंग भी कर सकता है। किसी भी मामले में, एक विभाग या एक कर्मचारी की जिम्मेदारियों में संग्रह विभाग को हस्तांतरित करने के लिए रसीद के क्षण से दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए गतिविधियों का एक पूरा चक्र लागू करना शामिल होगा। इन गतिविधियों में रिसेप्शन, व्यावसायिक जानकारी का प्रसंस्करण, पंजीकरण, भंडारण, निष्पादन पर नियंत्रण, संग्रह को स्थानांतरित करने से पहले भेजने, संदर्भ और सूचना संचालन, व्यवस्थितकरण शामिल है।
दस्तावेजों के साथ काम का केंद्रीकृत संगठनसबसे तर्कसंगत माना जाता है, और इसलिए, अधिक बेहतर। यह छोटे व्यवसायों में विशेष रूप से सच है। प्रलेखन के आयोजन की इस पद्धति का उपयोग करते समय, सूचना प्रसंस्करण गतिविधियों की लागत काफी कम हो जाती है। इसके अलावा, कर्मचारियों के काम के संगठन में काफी सुधार हुआ है। दस्तावेज़ प्रवाह के संगठन के इस रूप के साथ, कार्यालय उपकरण सबसे प्रभावी ढंग से काम करता है, प्रलेखन के प्रसंस्करण से संबंधित कार्यप्रणाली और प्रबंधन गतिविधियों में एकता हासिल की जाती है।
एक केंद्रीकृत प्रणाली के विपरीत हैविकेन्द्रीकृत योजना। इस मामले में, प्रत्येक विभाग के लिए, प्रलेखन के साथ काम करने के लिए अपनी सेवा का गठन किया जाता है। इन इकाइयों में, सभी संचालन स्वायत्त रूप से किए जाते हैं। विकेंद्रीकृत प्रणाली उन संस्थानों और संगठनों के लिए अधिक विशिष्ट है जो क्षेत्रीय रूप से खंडित तंत्र में भिन्न हैं। इसके अलावा, यह कार्य प्रणाली उन उद्यमों के लिए भी उपयुक्त है जिसमें प्रलेखन कुछ विशिष्टता द्वारा प्रतिष्ठित है (उदाहरण के लिए, जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने की आवश्यकता है)।
सबसे आम, इस बीच, रूपएक मिश्रित प्रणाली है। इस स्थिति में, सभी प्रचालनों का एक निश्चित भाग (एक नियम के रूप में, भेजे और प्राप्त दस्तावेजों की प्राप्ति और प्रसंस्करण के लिए, भंडारण, प्रतिकृति) केंद्रीय इकाई में किया जाता है। इसी समय, उद्यम के संरचनात्मक विभागों में, अभिलेखागार में वितरण के लिए मुद्रण (बनाने), आयोजन, भंडारण और तैयारी पर गतिविधियां की जाती हैं।
प्रलेखन के साथ काम करने के लिए एक या किसी अन्य योजना का विकल्प उद्यम की संरचना के अनुसार किया जाता है।
