Los periodistas valoran mucho la participación enconferencias de prensa, ya que brindan la oportunidad de recibir la información más relevante de primera mano. A ellos asisten representantes de grandes empresas, gente popular. Existe la oportunidad de llamar la atención sobre cualquier problema, presentar un nuevo tipo de servicio, contar los éxitos que ha logrado la empresa. Después de todo, una conferencia de prensa es un evento central en el que se resuelven muchas cuestiones y tareas importantes. Por eso, es importante saber cómo organizar correctamente un evento.
Grandes organizaciones interesadas encobertura objetiva de sus actividades en los medios, planificar con anticipación la frecuencia de las conferencias de prensa. Además, la frecuencia de tales eventos habla de confianza en la prensa y puede crear una sensación de estabilidad. Las organizaciones medianas deben determinar por sí mismas qué funcionará mejor para ellas. Muy a menudo, los periodistas son invitados cada mes o trimestralmente.
Habiendo considerado el tema principal del evento (una historia sobresituación del mercado, presentación de nuevos servicios de la empresa, análisis de actividades del trimestre), es necesario formularlo sucintamente. Debería sonar de una manera que llame la atención sobre la próxima conferencia de prensa.
Es recomendable que la rueda de prensa no seacoincidió con eventos de distrito, ciudad o importantes que podrían distraer a una proporción significativa de periodistas. El mejor momento para una conferencia de prensa será entre semana, no más tarde de las cuatro de la tarde. Tampoco es deseable que su evento coincida con otro similar que será realizado por las autoridades.
Elegir un lugar donde planea celebrarlas conferencias de prensa deben basarse en las capacidades de la organización. La sala debe ser necesariamente lo suficientemente espaciosa para acomodar al menos a veinte personas, pero, por otro lado, no debe haber mucho espacio libre, para no crear una sensación de insignificancia del evento. Debe prestar atención a si hay micrófonos en la sala, si es necesario, cuide la presencia de pantallas de proyección. Si se invita a periodistas de la televisión, deben proporcionar espacio libre para colocar las cámaras de televisión.
Preparar y realizar una conferencia de prensa.se realizaron a un alto nivel, es necesario elaborar una lista de medios cuyos representantes participarán en el evento. Dos semanas antes de la conferencia programada, se envían comunicados de prensa a los periodistas, así como invitaciones, que contienen el tema del evento, el nombre del periodista, fecha y lugar. Si la dirección está en una calle poco conocida, es mejor proporcionar la invitación con un diagrama de tráfico. La víspera del evento, para aclarar el número de invitados, los periodistas deben llamar. Después de todo, pueden olvidarse de la invitación o no recibir un comunicado de prensa.
El registro de participantes se realiza antes del inicio de la conferencia. Posteriormente, el anfitrión del evento recibe la lista completa de periodistas invitados. Para realizar una conferencia de prensa creado un ambiente de hospitalidad, es necesario cuidar las mesas para los periodistas en las que se deben colocar los nombres de los medios.
Para periodistas, especialpaquetes de presentación que contienen "folletos", que incluyen un comunicado de prensa, una lista de oradores en la conferencia de prensa, materiales promocionales y publicitarios.
El secretario de prensa responsable de laconferencias de prensa, abre el evento, anuncia su tema, luego presenta a las personas que dan la conferencia de prensa. Además, sus funciones incluyen el seguimiento de la normativa. Un portavoz debe poder dialogar. Debería, cuando ocurra un problema en la conversación, completar la pausa que aparece.
Sobre la mesa a la que se sientan las personas,Al dar una rueda de prensa, es necesario colocar carteles con sus nombres y cargos ocupados. Para eventos diseñados durante mucho tiempo, debe proporcionar un descanso para tomar un café, una visita al baño y salas de fumadores.
