Η ανάγκη για αποδεικτικά στοιχείαΟι αποφάσεις που λαμβάνονται είναι απαραίτητες σε καταστάσεις όπου λαμβάνονται συλλογικά. Τις περισσότερες φορές, ένα πρωτόκολλο χρησιμοποιείται για την καταγραφή της πορείας ενός συμβάντος.
Η λέξη "πρωτόκολλο" έχει πολλές έννοιες - είναιμπορεί να υπάρξει μια καθιερωμένη διαδικασία για δράση σε μια συγκεκριμένη κατάσταση, και ένα σωστά εκτελεσμένο επίσημο έγγραφο που περιέχει δεδομένα σχετικά με τη διαδοχική πορεία συζήτησης, συζήτησης και λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις και συναντήσεις, συνέδρια και συναντήσεις. Πρέπει να έχουμε κατά νου ότι έχει διάφορες μορφές, διαφορετικές στον σκοπό τους. Τα πρακτικά της συνεδρίασης των ενοικιαστών είναι ένα έγγραφο ελαφρώς διαφορετικής κατηγορίας από, για παράδειγμα, τα πρακτικά των αρχών διερεύνησης ή άλλης εποπτικής αρχής.
Μόνιμες / προσωρινές συλλογικές συναντήσειςκοινότητες (επιτροπές, συνεδριάσεις μετόχων, κάτοικοι, διοικητικά συμβούλια) υπόκεινται σε υποχρεωτική τεκμηρίωση. Ανάλογα με την απόφαση που έλαβε ο πρόεδρος του οργανισμού ή της ομάδας, τα πρακτικά της συνεδρίασης μπορούν να διατηρηθούν πλήρως (διεξοδική καταγραφή ομιλιών, συζητήσεων, ερωτήσεων και απαντήσεων) ή σε συντομευμένη μορφή. Κατά κανόνα, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο γραμματέας ή άλλο υπεύθυνο άτομο τηρεί αρχείο όλων όσων συμβαίνουν, συλλέγει σχετικό υλικό που παρέχεται από τους συμμετέχοντες και, στη συνέχεια, τα ενσωματώνει σε ένα ενιαίο έγγραφο.
Όσον αφορά τις απαιτήσεις για αυτόν τον υπάλληλοχαρτί, αναφέρονται στο κρατικό πρότυπο, το οποίο ρυθμίζει τη σωστή διαδικασία εγγραφής. Έτσι, στα πρακτικά της συνεδρίασης των ιδιοκτητών κατοίκων ή εκπροσώπων άλλων ομάδων και οργανισμών, εκτός από το όνομα του ίδιου του εγγράφου και του οργανισμού, την ημερομηνία της εκδήλωσης και την ημερήσια διάταξη, τα στοιχεία για τον πρόεδρο, τον γραμματέα και τους συμμετέχοντες πρέπει να αναφέρεται.
Μια σύντομη περιγραφή της παρουσίασης των πληροφοριών μοιάζειως εξής: ακούστηκε - μίλησε (ες) - αποφασίστηκε / αποφασίστηκε. Η ακρίβεια των δηλωθέντων δεδομένων επιβεβαιώνεται από την υπογραφή του προέδρου και του γραμματέα. Εάν είναι απαραίτητο, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να λάβουν ένα πλήρες αντίγραφο των πρακτικών της σύσκεψης και ένα απόσπασμα από οποιοδήποτε μέρος αυτής.
Ορισμένες αποχρώσεις στα πληροφοριακά δεδομένα είναιένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει την πορεία των συλλογικών συναντήσεων του πληθυσμού που ζει σε πολυκατοικίες. Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρακτικά της συνάντησης των ιδιοκτητών σπιτιού πρέπει να περιλαμβάνουν δεδομένα σχετικά με τη μορφή της εκδήλωσης (η πραγματική συγκέντρωση ατόμων ή οι απόντες που ψηφίζουν σε θέματα ημερήσιας διάταξης), η πραγματική διεύθυνση και η περιοχή του συγκεκριμένου αποσπασμένου αντικειμένου, ο αριθμός των εκείνοι που είναι παρόντες και οι ψήφοι τους.
Επιπλέον, ένα υποχρεωτικό συνημμένο στο έγγραφοείναι μια επώνυμη λίστα των συμμετεχόντων (ή των εκπροσώπων τους) που αναφέρει τον αριθμό του διαμερίσματος στην κατοχή. Εάν η γνώμη των ενοικιαστών ελήφθη ερήμην, τότε ο πρόσθετος κατάλογος θα πρέπει να περιέχει όχι μόνο πληροφορίες για το άτομο, αλλά και για τις αποφάσεις του για όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την ιδιοκτησία ή την κατοχή ενός συγκεκριμένου δωματίου στο σπίτι, καθώς και τη βούληση κάθε πολίτη για τα στοιχεία που αναφέρονται στην ημερήσια διάταξη σε σαφείς και αποδεκτές μορφές (συμφωνείτε, διαφωνείτε, απείχε). Μόνο υπό αυτήν την προϋπόθεση τα πρακτικά της συνάντησης των κατοίκων θα είναι νομικά δεσμευτικά.
