Nødvendigheden af dokumentarisk bekræftelsebeslutninger er nødvendige i situationer, hvor de tages kollektivt. Den mest almindelige måde at registrere et arrangement på er at bruge en slags datapost, som f.eks. En protokol.
Ordet "protokol" har flere betydninger: det erDer kan være en bestemt procedure for handling i en bestemt situation og et behørigt formaliseret officielt dokument indeholdende data om det konsekvente forløb af diskussionen, debatten og beslutningstagningen på møder, møder, konferencer og møder. Det skal tages i betragtning, at det har flere former, der er forskellige i deres formål. Fortegnelsen over lejemødet er et dokument af en lidt anden kategori end for eksempel protokollen af undersøgelsesorganer eller en anden tilsynsinstans.
Faste / midlertidige kollegiale møderFællesskaber (udvalg, generalforsamlinger, beboere, bestyrelse) er underlagt obligatorisk dokumentation. Afhængigt af beslutningen truffet af organisationens eller gruppens formand kan mødereferatet opretholdes (en grundig oversigt over taler, debatter, spørgsmål og svar) eller en forkortet formular. Under mødet holder sekretæren eller en anden ansvarlig person en oversigt over alt, der sker, samler de ledsagende materialer fra deltagerne og bringer dem derefter sammen i et enkelt dokument.
Hvad angår kravene til denne tjenestemandpapir, de er udpeget i statsstandarden, der regulerer den korrekte procedure for registrering. Så i mødereferatet af ejerne af lejere eller repræsentanter for andre grupper og organisationer ud over navnet på dokumentet og organisationen, datoen for arrangementet og dagsordenen, er dataene om formanden, sekretæren og deltagerne nødvendigvis angivet.
Kort beskrivelse af præsentationen af information lignerpå følgende måde: de lyttede - talte (og) - besluttede / besluttede. Pålideligheden af de angivne data er underskrevet af formanden og sekretæren. Mødeledeltagerne kan om nødvendigt modtage både en fuld kopi af mødemøderne og et uddrag fra en hvilken som helst del heraf.
Nogle nuancer på informationet dokument, der afspejler de kollektive offentlige møder for at leve i boligblokke. I dette tilfælde er det protocol husejere møde og sørg data på form af begivenheden (den faktiske indsamling af mennesker eller fraværende afstemninger på dagsordenen), den faktiske adresse og området af nævnte fritliggende objekt, antallet af de tilstedeværende og stemmeafgivende tilhører dem.
Derudover en obligatorisk vedhæftet fil til dokumenteter en efternavneliste over deltagere (eller deres repræsentanter), der angiver antallet af lejligheden i besiddelsen. Hvis beboernes udtalelse blev modtaget i fravær, skulle den supplerende liste ikke kun indeholde data om personen, men også om hans beslutninger om alle spørgsmål på dagsordenen. Den skal også indeholde oplysninger om dokumentet, der bekræfter ejerskabet eller besiddelsen af et bestemt rum i huset, samt vilkårene for hver borger på de punkter, der er angivet på dagsordenen, i klare og accepterede former (enige, uenige, undlod at stemme). Kun under denne betingelse er protokollen fra beboermødet juridisk bindende.
