Sådan skriver du et forretningsbrev: regler og anbefalinger

En integreret egenskab for enhver virksomhed erforretningskorrespondance. Medarbejdere i hver virksomhed kommunikerer med kolleger og kunder, med leverandører og forbrugere. Generelt inkluderer ethvert kontors daglige rutine bestemt deltagelse i korrespondance.

På trods af det faktum, at de fleste af de hyrede dagligtmedarbejdere i virksomheder og organisationer sender og modtager adskillige beskeder, ikke alle overholder de etablerede normer og regler, når de opretter dem. Det viser sig, at det ikke er så let at skrive et forretningsbrev kompetent og korrekt. Der er en række krav og skabeloner, der bruges i verden og relateret til arbejdsgangen. De inkluderer reglerne for at skrive et forretningsbrev såvel som de vigtigste punkter vedrørende design.

Når du skriver en besked til en tredjepart ellerbare en kollega i en nærliggende afdeling, skal du overholde en streng stil (undtagen venlig korrespondance, som der ikke er sådanne begrænsninger for). Brug ikke ord, der er for emotionelle, selv til at beskrive vigtigheden af ​​handlen eller spændingen ved de testede produkter. Et forretningsbrev skal være klart, kortfattet og med rimelighed diskret.

Meddelelsen skal begynde med adressaten.Hvis det er beregnet til en medarbejder i en tredjepartorganisation, skal du bestemt angive dets navn, modtagerens position samt hans fulde navn. I det tilfælde, hvor dokumentet forbliver i virksomheden, er et efternavn med initialer tilstrækkeligt (du kan tilføje den holdte position).

Der følger et forretningsbrev til en tredjepartudsendelse på brevpapir (uanset om det sendes i elektronisk eller papirform). Hvis det er fraværende, kan du blot angive afsenderens detaljer i dokumentets "overskrift".

Før du begynder at komponere teksten, har du brug for detoverveje dens struktur, skitsere hovedteseer og mål for skrivning. I dette tilfælde vil skriveprocessen være meget lettere. Brevet skal afsluttes med en underskrift, der ikke kun angiver afsenderens navn, men også positionen samt navnet på det firma, som han repræsenterer.

Når du sender et tilbud til en potentiel kunde eller partner til sidst, skal du helt sikkert udtrykke taknemmelighed for dit samarbejde og håbe på yderligere fælles arbejde.

Ud over de regler, der bruges i forretningskorrespondance,der er også retningslinjer. For eksempel skal ethvert dokument, der er adresseret til en bestemt person, begynde med ordene "respekteret" med det fulde navn, ikke initialer. Du behøver ikke at bruge forkortelser i bogstaver, for eksempel skrive "uv." eller for at reducere adressatens position, hans arbejdssted.

International betragtes som den sværestearbejdsgang, da hver stat har sine egne nuancer for kommunikation, og det sprog, du er nødt til at korrespondere med udenlandske partnere, er ikke altid klart for ophavsmanden til brevet, så du er nødt til at bruge tjenesterne fra oversættere. Inden man tager sig af en sådan specialist, skal man afklare, om han ved, hvordan man skriver et forretningsbrev på engelsk, eller om vi taler om en banal bogstavelig oversættelse. Hvis det udenlandske dokumentcirkulation planlægges vedligeholdt konstant, er det bedre at ansætte en medarbejder, der taler et fremmedsprog nok til at skrive et forretningsbrev om det.

Generelt om, hvordan dokumentet udarbejdesog hvordan den formaliseres afhænger i vid udstrækning af gennemførelsen af ​​opgaven. Så under ingen omstændigheder bør du undervurdere vigtigheden af ​​forretningsetikette, når du kommunikerer.