Et dokument betragtes som et dokumenteretoplysninger registreret på et håndgribeligt medium og med detaljer, takket være hvilke identifikationen udføres. For at organisere en hurtig søgning og korrekt opbevaring af dokumenter, der vedrører personale, skal personaleledelsestjenesten udarbejde og godkende sagsnomenklaturen i henhold til et samlet system, der fungerer i organisationen. Opbevaringsperioderne for personaleposter, som beskrevet i afsnit 75 i GOST R 51141-98, er fastlagt i organisationens nomenklatur, der er samlet under hensyntagen til de opbevaringsperioder, der er specificeret i listen over typiske arkivdokumenter af ledelsesmæssig art, der er resultatet af forskellige myndigheders og organisationers aktiviteter (godkendt den 25.08. 2010 efter bekendtgørelse fra den russiske føderations kulturministerium nr. 558).
Personaleledelsestjenesten udgør personligsager for alle medarbejdere i organisationen. I henhold til listen er opbevaringsbetingelserne for ordrer til personale 75 år, hvorefter de i henhold til afgørelsen fra EIC (special expert review Commission) bortskaffes. Dette gælder ordrer, ordrer og andre relaterede dokumenter (information i form af certifikater, resuméer, rapporter):
- ved optagelse, kombination, overførsel, flytning, afskedigelse
- om avanceret træning, om certificering, om tildeling af titler (rækker)
- om priser og incitamenter
- for løn, for forskellige betalinger og bonusser;
- på orlov, som er beregnet til pleje af et barn
- orlov uden løn
- om at ændre efternavnet
- på forskellige typer orlov for dem, der arbejder under vanskelige, farlige og farlige arbejdsforhold;
- på skift relateret til hovedaktiviteten
- lange forretningsrejser (inden for og uden for landet)
- på forretningsrejser for medarbejdere, der arbejder under vanskelige, farlige og farlige arbejdsforhold.
For sager, der indeholder en anden kategori af ordrer,ordrer og forskellige dokumenterede oplysninger (såsom resuméer, referencer, informationer eller rapporter) vedrørende årlige planlagte og betalte ferier, disciplinære sanktioner, studieferier, tjenesteplaner, kortvarige forretningsrejser (indenlandske eller udenlandske). Listen oprettet 5-årig vilkår for opbevaring af personaledokumenter.
I en mappe (etui) under et omslag kankun de dokumenter, for hvilke de samme opbevaringsperioder for personaledokumenter er fastlagt i nomenklaturen. De er alle arrangeret i en streng rækkefølge. Sagen begynder at danne sig med en ansøgning om et job. Derefter suppleres det med en henvisning til forhandlinger eller forelæggelse for en medarbejder, et spørgeskema og et personalebog med tilføjelser til et personligt incitamentsark og personalebog. Sagen indeholder obligatoriske dokumenter om uddannelse samt en selvbiografi. Uddrag fra ordrer om flytning, ny udnævnelse eller afskedigelse af en medarbejder samt karakteristika, et objektivt certifikat og andre dokumenter, der vedrører en bestemt medarbejder, er inkluderet i sagen som en separat gruppe. Alle dokumenter i filen er arrangeret i kronologisk rækkefølge.
Hver erklæring (klage) og materiale omovervejelse (hvis de ikke vedrører spørgsmål om forbedring af produktionsaktiviteter) henvises til personaletjenestens dokumenter og indgår i sagen som en uafhængig gruppe adskilt af et separatorark. Når ansøgningen (klagen) modtages igen, eller der opstår yderligere materiale, arkiveres de i denne gruppe. Dokumenterne er arrangeret i alfabetisk eller kronologisk rækkefølge. I denne kategori af sager fastlægges opbevaringsperioderne for personaledokumenter også af Nomenklaturen under hensyntagen til den liste, der er godkendt ved bekendtgørelse nr. 558. På forsiden af hver sag er en digital eller bogstavindeksering og naturligvis opbevaringsperioderne for personaledokumenter obligatoriske.
