Přeloženo z angličtiny "time management" -organizace času. Je jasné, že ve skutečnosti je nemožné to ovládat. Jedná se o řádné využití pracovního a osobního času, počítané v minutách, hodinách, dnech, týdnech. Time management je účetnictví a operativní plánování.
Filozofie a praxe time managementu je relativně nová věda, která si celosvětovou oblibu získala až v 80. letech dvacátého století. Stále kolem ní panuje mnoho mýtů a mylných představ.
Základy
Snaží se implementovat program time managementu vkolektivu pracovníků, je důležité pochopit, že systém je srozumitelný a ne každému přístupný, proto ne každý bude vnímat a učit se. Pokud člověk žije bezcílně, o nic neusiluje a tíží ho čas, jsou on a time management dvě protichůdné věci. V zájmu produktivity je třeba určit cíle, které sleduje osoba, která rozumí této vědě. 4 velryby řízení času:
- optimalizace času;
- plánování dne;
- sledování času;
- organizace motivace.
Po pochopení principů fungování každého z nich bude možné nejen pracovat s maximální účinností, ale také si udržet zdraví, elán a jasnou mysl.
Matice Dwighta Eisenhowera
V kurzech time managementu pro začátečníky, trenérydoporučit použít matici vyvinutou 34. prezidentem Spojených států. Eisenhower viděl schopnost rychle se orientovat a upřednostňovat základní dovednosti úspěšného člověka. Ve snaze optimalizovat svůj čas v nekonečném koloběhu záležitostí vytvořila hlava státu matrici, která funguje podle zásady: „Ne všechny důležité záležitosti jsou naléhavé, ne všechny naléhavé záležitosti jsou důležité.“ Toto je vizuální pomůcka pro řízení času pro maminky a obchodníky, stavitele a umělce, která vám umožní efektivně plánovat a racionálně přidělovat zdroje.
Princip činnosti
Matrix přinese ovoce, pokud budou cíle reálné a správně nastavené. Před dokončením dalšího úkolu musíte odpovědět na dvě otázky:
- To je důležité?
- Je to naléhavé?
Na základě odpovědi na ně existují 4 typy případů:
- Důležité naléhavé.
- Nedůležité naléhavé.
- Nenaléhavé důležité.
- Nedůležité neurgentní.
Život nám neustále předhazuje naléhavé záležitosti.Pokud jde o míru jejich důležitosti, odpovídá každý samostatně. Když už mluvíme o naléhavosti, můžeme konstatovat, že toto kritérium je objektivní. Například spolužák, se kterým jste se neviděli 5 let, volal, žádá o domluvení schůzky se svým příbuzným a pomoc při hledání práce. Důležité? Naléhavě? Souladí s vašimi cíli? Jaký typ by to měl být?
Důležité naléhavé
Tyto úkoly je třeba dokončit okamžitě.Jsou životně důležité a přímo souvisí s vašimi životními cíli. Všechna cvičení time managementu jsou převzata z reálného života, naléhavé záležitosti vznikají neplánovaně a často bez vaší viny. Například dítě, které potřebuje péči, špatný zdravotní stav, potíže v práci atp.
Znalosti v technikách řízení úkolů akompetentní plánování sníží počet naléhavých důležitých záležitostí na minimum. Pokud podmínka není splněna a naléhavé záležitosti se z ničeho nic hromadí, stojí za to přehodnotit cíle pro nejbližší období a zpřísnit sebekázeň.
Spolehlivost je hlavním zdrojem důležité naléhavostipřípady. Neschopnost říci „ne“ z nás dělá ty, na které jiní lidé delegují své důležité naléhavé nebo neurgentní úkoly. Důvody potíží s odmítnutím jsou různé, ale musíte se dát dohromady a rozhodnout se rázně. Zaměřte se na své vlastní naléhavé záležitosti, požádejte o pauzu nebo specifikujte časový rámec, který vám vyhovuje, navrhněte přidělení jiného zaměstnance (asistenta, partnera atd.), aby úkol provedl. Položte podněcovateli neočekávanou otázku: co může udělat? Hlavně neztrácejte ze zřetele svůj cíl. Je důležité pochopit, že neustálý pobyt v režimu provádění naléhavých a důležitých záležitostí vyžaduje maximální koncentraci a obětavost, což v blízké budoucnosti povede ke zhoršení pohody. Nemáme čas se zastavit, přehodnotit, co se děje, posoudit výsledek, nakonec prostě vyhoříme.
Důležité neurgentní
Popsané chování stime management - time management, obsahuje seznam úkolů, při jejichž realizaci lze projevit míru, obezřetnost. Máte čas zvážit každý krok. Je to skvělá příležitost, jak uplatnit teoretické plánovací dovednosti, které jste se naučili, do praxe.
Odborníci tvrdí, že lidé, kteří staví svépodnikání nebo kariéra založená na tomto principu dosahují vynikajících výsledků. Přítomnost časové rezervy umožňuje důkladný a smysluplný přístup k řešení problémů, provádění plnohodnotného plánování, posuzování a charakterizaci průběžných výsledků a flexibilitu.
Tato skupina zahrnuje případy související snezbytná rutina: trénink, péče o vlastní zdraví (dodržování denního režimu, výživa, prevence nemocí atd.). Čas by se neměl zanedbávat, protože důležité, nenaléhavé záležitosti se mohou stát naléhavými.
Nedůležité naléhavé
Podle pravidel extrémního time managementu všechnoměli by být vyloučeni z každodenního života, protože odvést pozornost od důležitých naléhavých a neurgentních záležitostí. Běžné nedůležité věci: bezdůvodné schůzky, zdlouhavé telefonické rozhovory, oprava / seřízení zařízení. Úkoly, které si člověk v této fázi stanoví, se často týkají kompetence a profesionality druhých, proto je vhodné je delegovat. Například lednička se porouchala, proč sedět hodiny nad návodem, sledovat videa o její opravě a neúspěšně se pokoušet vrátit její bývalou funkčnost, když můžete rychle kontaktovat mistra a svěřit mu práci? Pak bude čas na řešení skutečných naléhavých problémů, které vyžadují vaši pozornost.
Nenaléhavé nedůležité
Odpověď na otázku v time managementu je jako každá jinádržet krok, spočívá v úplném vyloučení takových úkolů z každodenního života. Jsou to nemilosrdní pojídači volného času. Pokud situace z předchozího čtverce mírně odvádí pozornost od hlavních cílů, pak mají neurgentní nedůležité záležitosti negativní účinnost. Hovoříme o všech oblíbených sociálních sítích Instagram, Facebook atd. s bezcílným procházením kanálů, prázdnou korespondencí s přáteli, dlouhým sledováním televizních seriálů, „zamrznutím“ v počítačových hrách.
Takové úkoly jsou snadné a nezávazné. Jejich hlavní škoda je v neznatelném překrývání přirozeného běhu dělání důležitých věcí.
Pokud je cíl stanoven jasně a má konkrétnílhůty, čtvrtý typ případů by měl trvat minimálně, nebo lépe, být zcela vyloučen. Neměli byste se nezištně ponořit do práce, nedávat si odpočinek. Platí zde pravidlo „obchod – čas, zábava – hodina“.
Eisenhower Matrix je použitelný pro jakoukoli oblast života: ať už je to time management pro maminky při přípravě na novoroční svátky nebo specialista z velké korporace realizující projekt života.
Pokud jsou cíle správně nastaveny, existuje silné sebevědomí a motivace k akci je silná, neměly by nastat potíže.
Níže je uveden seznam metod řízení času, které vám mohou pomoci optimalizovat úkoly různých priorit.
Naučit se říkat ne
Dobrá výchova a sebeovládání neumožňujíodmítáme bezcílně poslouchat vyprávění sousedů o bouřlivém víkendu, přijetí neplánované návštěvy, podílení se na řešení cizího problému. Extrémní time management označuje tyto situace jako „požírače“ času, který by mohl být využit produktivněji. Rozhodnutí, zda odmítnout, je odpovědnost, kterou stojí za to vzít na sebe jednou provždy. Odměnou za vaše úsilí vám bude velké množství času, který budete mít k dispozici.
Pravidlo "vozů a koní"
Napadlo vás to někdy?ztrácet drahocenný čas něčím, co už dávno ztratilo smysl? Provádíte obvykle práci, která již není nutná k dosažení výsledku? Podle odborníků je time management pro ženy založen na řešení této problematiky. Plán práce by měl být systematicky revidován, aby se z něj odstranily neinformativní zprávy a další věci.
Pro názornost doporučujeme představit sikůň nesoucí vůz. Vozík se při pohybu plní novým nákladem, s každým ujetým kilometrem je ho víc a víc. Je opravdu nutné čekat na vyčerpání zvířete při pokusu o utažení drtivé zátěže? Většina lidí (v drtivé většině jsou to ženy) je přesvědčena, že dobře pracovat znamená tvrdě pracovat. Zatěžují se dalšími a dalšími úkoly, zůstávají po práci a nelitují, že tam stráví víkend. Výsledkem takového altruismu bude snížení efektivity práce a „emocionální vyhoření“, kdy to, co děláte, ztrácí smysl.
Je důležité najít křehkou rovnováhu mezi osobním životem a prací. To je nejlepší motivace ke studiu a praktikování time managementu (time managementu) – usilovat o seberozvoj a sebezdokonalování.
"Jíst slona"
Nejtěžší splnit - nejtěžší úkolyglobální měřítko. Jejich hlavním problémem je, že výsledek nebude brzy vidět, ale teď se budou muset hodně snažit. V programech time managementu se jim metaforicky říká „sloni“. Vypořádat se s celým „slonem“ na jeden zátah nebude možné. Chcete-li se toho zbavit, navrhuje se dílčí řešení problémů - rozdělení zvířete na "steaky". Kusy by měly mít optimální velikost pro "jídání" najednou bez nepohodlí a negativních emocí.
Příklad time managementu pro ženy:Všemi „oblíbený“ generální úklid lze rozdělit do několika menších akcí: projděte si obsah skříněk ještě dnes a mytí oken odložte na zítra. Takže s každým krokem bude snazší postoupit vpřed.
Hlavním problémem je, že chov „slonů“sami se zabýváme několika tunami. To se děje při odkládání důležitých věcí na později. I když o úkolu přemýšlíme, ale nezačneme ho plnit, „slon“ roste.
Když nezbývá nic jiného než řešení problémuukázalo se, že to nebylo tak těžké. Výsledkem dlouhodobé nečinnosti je promarněný potenciál a spousta negativity kolem. A pouze úplné dokončení díla přinese do života pozitivní a energii.
Technika "švýcarský sýr"
Hlavní rozdíl mezi "sýrem" od předchozí metodytime managementu při řešení problému nikoli „od hlavy k patě“, ale v libovolném pořadí. Je vhodné začít se snadno dostupnými plochami, jejichž řešení dodá pozitivní náladu a dodá sebevědomí. Každodenní „hlodání“ malých otvorů v sýru nepostřehnutelně povede k jeho úplnému sežrání.
Typický příklad: když autor začal psát článek, prostudoval některý aspekt více než jiné nebo se o toto téma jednoduše zajímal. Právě u tohoto tématu je potřeba začít vyjadřovat své myšlenky na papír.
Pro dosažení maximální efektivity práce by měly být popsané metody aplikovány komplexně. Jejich kombinace bude individuální v závislosti na cílech a specifikách činnosti.
