Журналистите много ценят участието впресконференции, тъй като те дават възможност да се получи най-подходящата информация от първа ръка. На тях присъстват представители на големи компании, популярни хора. Има възможност да обърнете внимание на всеки проблем, да представите нов тип услуга, да разкажете за успехите, които компанията е постигнала. В крайна сметка пресконференцията е централно събитие, на което се решават много важни въпроси и задачи. Ето защо е важно да знаете как правилно да организирате събитие.
Големи организации, заинтересовани отобективно отразяване на тяхната дейност в медиите, планирайте предварително честотата на пресконференциите. Освен това честотата на подобни събития говори за доверие в пресата и може да създаде усещане за стабилност. Средните организации трябва сами да определят какво ще работи най-добре за тях. Най-често журналистите се канят всеки месец или на тримесечие.
След като разгледахме основната тема на събитието (разказ запазарна ситуация, представяне на нови услуги на компанията, анализ на дейностите за тримесечието), е необходимо да се формулира лаконично. Тя трябва да звучи по начин, който насочва вниманието към предстоящата пресконференция.
Препоръчително е пресконференцията да не е такавасъвпадна с окръжни, градски или големи събития, които биха могли да отвлекат вниманието на значителна част от журналистите. Най-доброто време за пресконференция ще бъде в средата на седмицата, не по-късно от четири следобед. Също така е нежелателно вашето събитие да съвпада с подобно, което ще се проведе от властите.
Избор на място, където планирате да проведетепресконференциите трябва да се основават на възможностите на организацията. Стаята задължително трябва да е достатъчно просторна, за да побере поне двадесет души, но, от друга страна, не трябва да има много свободно пространство, за да не създава усещане за незначителност на събитието. Трябва да обърнете внимание дали в залата има микрофони, ако е необходимо, се погрижете за наличието на прожекционни екрани. Ако са поканени журналисти от телевизията, те трябва да осигурят свободно място за поставяне на телевизионни камери.
Да подготви и проведе пресконференциябяха проведени на високо ниво, е необходимо да се изготви списък на медиите, чиито представители ще участват в събитието. Две седмици преди планираната конференция се изпращат съобщения за пресата до журналисти, както и покани, които съдържат темата на събитието, името на журналиста, датата и местоположението. Ако адресът е на малко известна улица, по-добре е да предоставите на поканата диаграма на трафика. В навечерието на събитието, за да се изясни броят на гостите, трябва да се обадят журналисти. В крайна сметка те могат да забравят за поканата или да не получат съобщение за пресата.
Регистрацията на участниците се извършва преди началото на конференцията. По-късно домакинът на събитието получава попълнения списък с поканени журналисти. За провеждане на пресконференция създаде атмосфера на гостоприемство, трябва да се погрижите за маси за журналисти, на които трябва да бъдат поставени имената на медиите.
За журналисти, специалнипрезентационни пакети, съдържащи „раздаващи материали“, които включват съобщение за пресата, списък на лекторите на пресконференцията, рекламни и рекламни материали.
Прессекретарят, отговорен запресконференции, отваря събитието, обявява темата му, след което представя хората, които дават пресконференцията. Освен това задълженията му включват наблюдение на регламентите. Говорителят трябва да може да води диалог. Той трябва, когато в разговора се появи стоп, да попълни появилата се пауза.
На масата, на която хората седят,давайки пресконференция, е необходимо да поставите табели с техните имена и заемани длъжности. За събития, предназначени за дълго време, трябва да осигурите почивка за кафе-пауза, посещение на тоалетната и стаите за пушене.
